コスト削減と作業効率向上を実現
スケジュール可視化により他部場との連携もスムーズに

旭化成ファーマ株式会社 様

医薬営業本部 医薬学術支援部 部長
浦谷　一平様 (写真左)

医薬営業本部 医薬学術支援部 製品資材グループ 課長
長澤　義司様 (写真右)

※ 役職等表記は取材当時

製薬業界における資材制作のDX化は
新しいチャレンジだった

医薬営業本部 医薬学術支援部 製品資材グループ課長
長澤 様

入社後の大半を医薬品営業職（MR）として過ごし、3年前より現職にて資材の制作・管理を担当しています。多岐に渡る業務に取り組む中で、新たな知識やスキルを意欲的に学んでいるところです。
現在の担当業務は、主力製品テリボンの資材制作です。MRが使いやすい資材の用意に関して、効率性を高めることが直近の課題でした。また、デジタルマーケティング業務や他部場の資材業務の巻き取りを促進し、グループでの制作を進めたいと考えていました。

「Magonote」「Go Works」を知った経緯や、導入を決めた理由をお聞かせください　

長澤様：

10月に赴任した時点で、既に導入に向けて動いており、翌11月には業務実態共有に向けたインタビューが実施されました。当時は、制作と印刷を分けて発注し、業務とコストの最適化を図る『デカップリング』を目指していたことも意識しておらず、インタビューについても質問されるがまま答えていた印象です。インタビューと同時進行で上司から話を聞いたことも、具体的なコスト把握につながりました。

ゴウリカマーケティング：

旭化成ファーマ様と弊社とで取り組んだ業務の改善プロジェクトにあたっては、コストの最適化も大きな命題のひとつでした。そのため当時資材制作にかけていた予算の実態を紐解くためにコストの診断も同時に対応させていただきましたが、そこでもかなりのお時間と労力をかけご協力いただいたことを思い出しました。リストベースでは、1年分のデータを共有いただきましたね。

長澤様：

そうでしたね。インタビューやコスト診断を受けたことで、変革の必要性を意識しました。当初は、印刷の購買業務のみを依頼する話でした。
しかし、弊社の「外製化」の考えから制作ディレクションまで含めた外注、システムリプレイスなどスコープの拡大へとつながりました。経営サイドから「業務のノンコアな部分はすべて任せよう」という判断が出てきたことも理由のひとつです。

Magonoteを導入した際の社内の反応、効果はいかがでしたか？

長澤様：

そうですね。資材の審査^* 等に関しても、特に問題はありませんでした。書類を見る審査が効率化され、楽になりました。ディレクションいただくことで、変更点に関してもコメントがしっかり入る形になり、ウエルカムな雰囲気を感じます。審査を担当する他の部場にもいい影響を与えている可能性はあると思います。

^*資材が世に出るまでの間に、社内外の審査機関にて表記基準を満たし、正しく情報提供できるかの審査を行う。

ゴウリカマーケティング：

弊社のような外部委託先と業務改革を進めるうえでは、一般的に「よそ者は受け付けません」という姿勢が、改革のボトルネックになるケースがあります。
製品資材グループの他の方々にとって「急にGOURICA（当時：コニカミノルタマーケティングサービス）が入ってきた」ことによる戸惑いはなかったのでしょうか？

浦谷様：

めっちゃありましたよ (笑) 。

医薬営業本部 医薬学術支援部 部長
浦谷 様

長澤様：

当初は「とりあえず印刷手配業務からお願いしてみようか」という雰囲気がありました。ただ、グループ内の一人が、自分の仕事を一式GOURICAさんに依頼し、上手く使い始めたんです。その姿を見て、周りの人も追従したことが山を崩したきっかけだと思います。

浦谷様：

細部に関して多少戸惑いの声も出ていましたが、一度任せてみると業務負担が大きく減ることに気づいたという点は大きいですね。

長澤様：

元々、弊社には変化や変革に強い社風があります。
印刷から少しずつ依頼し、8月以降制作業務の依頼が増えた印象です。当初は私ともう1名のグループ員が少しずつGOURICAさんに制作をお任せして、私たちのやり方を覚えていただきながら進めていく予定でした。ただ、前述のグループ員からのGOURICAさんへ依頼の量が大きなウェーブになり・・(笑)。

浦谷様：

私も以前自分でパンフレットを作っていたため、制作の大変さは十分わかっています。グループ員から「GOURICAさんに業務を一式依頼してもいいですか？」と訊かれたので「おう、どんどん投げろ、投げろ」と言うだけでしたね(笑)。

業界の特性や社内の運用ルールのOJTなど苦労された点はありますか？

長澤様：

製品についての知見は、業務を進めながら積み重ねていくしかありません。ただ、印刷の進行管理をお願いしている市川さんは、印刷のプロです。製品知識を身につけていただきつつ、印刷手配や在庫管理などに注力していただきました。
当初、制作案件に関しては制作担当の渡邊さんにお任せせずに弊社が委託する制作会社を指定するケースが非常に多かったですね。ただ、経時的にその案件は減り、1年半が経過した今は、ほぼ渡邊さんにお任せして制作会社を選んでいただくスタイルが整っています。

浦谷様：

各製剤担当によっては、固定した委託先と取り組むことが当たり前になってしまいがちですが、GOURICAさんは製品資材グループの各担当者・制作会社との実績がおありですよね。
新しい資材を制作していくたびに、適した制作会社を発掘してくださる。専門性を持ったスペシャリティな方だからこそ、本来は不要な業務が見つけられた点は、大きな収穫でした。

長澤様：

渡邊さんに関しては、制作費用にかなりこだわって制作会社と細かく交渉してくれました。専門性を活用し、より良い資材を作っていただいている点は、非常に有難いことです。

ゴウリカマーケティング：

納期に関しては、いかがでしょうか。

長澤様：

この案件は「急いでください」と「そんなに急がないです」の「そんな」に含まれる日数について、GOURICAさんと弊社の捉え方の違いについて、当初、誤算がありました。

ゴウリカマーケティング：

渡邊からも「依頼いただいた案件はすぐに捌きたいが、ご相談いただく制作案件が増え、遅延しがちだった」と聞いています。この点につきましては、細かくコミュニケーションをとり、現在は改善されたと思います。

浦谷様：

そうですね。ただ、これはうちの課題でもありました。
エンドポイントの何月何日に合わせてガントチャートを引くことが本来の姿です。エンドポイントを指定すれば、GOURICAさんにも考えていただけるのですが、指定をしてこなかったのが現状です。

ゴウリカマーケティング：

インタビュー時に拝見した資材の案件一覧は、ボリュームの大きさに圧倒されました。納期のコントロールが困難な状況であるということも納得いたしました。

長澤様：

その後、資材の進行管理のために制作案件の管理ツールを導入し、スケジュールが可視化されたことは、非常に有難いです。浦谷からも「期日を明確に」という点は、かなり強く言われていましたからね。

浦谷様：

これまでは、製品部から「このタイミングでこの施策を打てば、これだけ売れる」という話があっても、スケジュールを見る習慣がないため、感覚的に「スケジュール的に無理」が当たり前でした。

長澤様：

ある意味、製品部の方々が優しかったのかなと思います。適切な資材準備ができず、後ろ倒しになれば機会損失となり、製品部にとってはモヤモヤが溜まりますよね。案件管理ツールの導入により、資材完成の時期が明確になり、製品部との関係も改善したと思います。

Magonoteを導入したメリットを教えてください

浦谷様：

わかりやすいのは、印刷費用や制作費用などコスト面のメリットです。各担当者が同時進行で動かせる案件数も増えていますよね。

長澤様：

そうですね。これまではスケジュールの都合上断っていたと思われる案件も、受けられるようになりました。
今まで代理店とのやりとりに非常に多くの時間を要していましたが、渡邊さんにやりとりの部分を巻き取っていただいているため、かなり楽になっていると思います。

浦谷様：

肌感覚では、1.5倍以上の業務量をこなせている印象です。とある製品の資材点数がかなり多かった時期も、GOURICAさんの進行により同時改訂に間に合いました。

長澤様：

業務経験が浅いグループ員に2つ3つ制作する資材が重なると、いずれか1つを諦めざるをえなかったのですが、今は複数資材の制作進行が重なっても、しっかりと対応できています。
また、これまでは複数資材の制作が重なると、1ヶ月程度の時間差が発生していましたが、導入後の時間差は数日程度です。一度に2桁の資材を対応しても他の業務に遅延が起きることも、ほとんどありません。
製品部の業務効率化、MRが医療機関に対してプロモーションしやすくなるといったメリットに直結しています。

浦谷様：

これまで資材制作にタッチしていなかったグループ員の案件でも問題なく対応できるため、製品部への貢献度も高いです。

当社にお任せいただくことにより可能となった新たな取り組み、製品資材グループとしての成果を教えてください

長澤様：

グループ員は1名減になりましたが、問題なく運用できる体制が維持できています。

浦谷様：

去年、私は部長兼グループ長に着任しました。グループ長としての仕事にそれほど時間を割いていないにも関わらず業務を回せているのは、GOURICAさんのおかげです。
これまで制作進行の業務は、ブラックボックス化していました。しかし、今は製品部と現状を共有し、対策を検討できています。

長澤様：

浦谷の着任後は、他部場からの納期の催促は無くなりましたね。遅延の理由も製品部と共有できているため、妥当な納期で納得してもらっています。部場間の連携は、現状、浦谷が担当してくれています。上層部で横串を通してきてくれるから、担当者は楽にコミュニケーションが取れるイメージです。

浦谷様：

「この仕事、なんで製品部でやってるの？」「うちに投げてくれていいよ」と、社内営業しています（笑）。社内営業は、製品資材グループから始まり4部場に展開しました。うちが予算を持っておくと、予実管理が容易になる点もメリットです。

Go Worksを導入した感想を教えてください

長澤様：

導入は大変でしたね。私を含めて3人の社員がGo Works^* を用いた業務の流れを想定したテストを行いました。
システムについては素人ですから、不安と怖さしかなかったですよ。（笑）ただかなり課題を絞り、最低限のテストで済ませていただいたと思います。実際に動いてみたら、素人でもなんとか実装に上手くこぎつけた感はありますね。

^*Go Works：ゴウリカマーケティングが提供する販促資材のデータ・在庫管理システム

ゴウリカマーケティング：

使い方や進捗など最低限の問い合わせはありましたが、システムが止まってしまうような、致命的な不具合はなかったと記憶しています。

長澤様：

はい、サポートセンターへの連絡やGOURICAさんの常駐コンサルタントの皆さんへの連絡もほとんど発生していません。大きなトラブルなく進んだことは、大変ありがたかったですね。
運用フローも変えないように設計していただきましたし、資材を管理する区分・階層も同じです。製品軸があり、その下に各資材が配置されている形で、以前より選びやすくなっていると思います。

浦谷様：

表示については、今後、現場から要望が出てくると思います。我々主導ではなく、現場にとって便利な仕組みを、現場と一緒に作っていきたいですね。

生産コストを抑えつつ業務効率は向上、
部場を横断したコスト・リソースの把握により
新たな施策に躊躇なく取り組める体制の構築に成功

Magonote導入後、業務以外の効果はありますか？

長澤様：

一番大きな効果はコストです。今まで私たちの制作委託先は、代理店だけでした。今は、渡邊さんが印刷会社での修正改訂を積極的に取り入れてくれています。これは、かなり大きいプラスだと思います。

ゴウリカマーケティング：

ありがとうございます。基本的には、我々を介して制作会社様や印刷会社様とのやりとりを行うことが多く、我々から貴社のご担当者に価格等に関するリコメンデーションをお伝えし、明確なご判断をいただけていると思っています。

長澤様：

渡邊さんの段階でかなり案件ごとに適した発注の方向性を決めて進めていただけるし、案件ごとの重要度や難易度によって、柔軟にご判断いただいていると感じます。

他社に弊社サービスを提案するなら？

浦谷様：

「管理する業務が減る」「考えなくてはいけないことが減る」ですね。さらに生産コストも減り、業務効率も高まりますから、やらないでどうするのと伝えたいです。
別の部場の例ですが「予算がないから作らない」という発想になることがあります。しかし、私たちはMRが「要る」と言えば、予算がなくても資材を作らなければいけないのです。
年間の必要部数が考えられない、人員が割けず試算する余裕もないといった状態でも、GOURICAさんにお願いすれば、最適なコストで予算内に収めてくれます。

ゴウリカマーケティング：

ポイントをしっかりと端的にまとめていただき、ありがとうございます（笑）！実際、コスト削減に繋がり、可処分予算が増えたということでしょうか。

浦谷様：

毎月の削減実績を把握できることにより、突発案件への対応力が向上しました。今まで以上に、新たな施策が打てるようになり、社内にも説明しやすくなりました。

写真左より
ゴウリカマーケティング株式会社　松本・渡邊
旭化成ファーマ株式会社　長澤様・浦谷様
ゴウリカマーケティング株式会社　齋藤・市川