業務改善では問題点の洗い出しが重要！理由や利用できるフレームワークを解説
業務改善は、企業の競争力を高めるために不可欠です。業務改善をするには、問題点を洗い出す必要があります。この記事では、業務改善において問題点の洗い出しが重要な理由に触れたうえで、具体的な方法やポイントなどを解説します。業務改善に取り組んで成果につなげるために、ぜひ参考にしてください。
Contents
業務改善とは
業務改善とは、業務を見直してさらに効率を高めることです。業務効率化や生産性向上を図るうえで重要な考え方や施策となります。近年は労働力が減少し、人手不足に悩む企業も増えています。そのような状況において企業の競争力を維持し、売上や利益を出すためには業務改善が重要です。
業務改善の主な流れ
業務改善は、どのように進めればよいのでしょうか。ここでは、業務改善の主な流れについて解説します。
業務の現状把握
業務改善に取り組むには、まず業務の現状把握が必要です。具体的な業務フローを書き出し、可視化しましょう。業務の現状を目で見て確認できるようにすると、どこにどのような問題があるかも分かりやすくなります。
問題点の洗い出し
可視化した業務の全体像から問題点を洗い出します。細かい部分までチェックし、改善が必要な部分をピックアップしましょう。問題点を確認したら、それぞれを改善した場合の費用対効果を分析します。費用対効果をもとに重要度を決め、改善に取り組むうえでの優先順位を決定してください。
課題の改善策の検討
改善が必要な問題点に対し、どのような取り組みをするか考えます。改善策の検討は、優先順位が高い問題点から行いましょう。問題点を取り巻く背景や原因などによって最適な改善策はそれぞれ異なるため、多角的に検討することが大切です。場合によっては、RPAツールの導入やシステム化も選択肢に入れる必要があります。
効果検証と改善
優先順位が高い問題点について改善策を実行し、効果検証を行います。改善策について現場に伝える際は、文章で具体的にまとめたうえで教育を実施しましょう。PDCAサイクルを回し、定期的に取り組みについて振り返る機会も設ける必要があります。改善策をブラッシュアップすると、さらに高い効果につながります。
業務改善では問題点の洗い出しが重要
業務改善においては、問題点の洗い出しがポイントになります。問題点を十分に洗い出せなければ、根幹となっている原因も把握できないからです。問題の洗い出しをないがしろにした結果、費用対効果が低い問題点の解決を優先してしまい、期待していたような効果を得られない可能性があります。
業務改善のため問題点の洗い出しをする方法
業務改善の問題点を洗い出すには、さまざまな方法があります。以下で詳しく解説します。
ヒアリングに力を入れる
問題点を洗い出すには、現場に対するヒアリングに重点を置きましょう。現場にどのような課題があるかについて、理由も含めて従業員に聞き取りを行います。特定の従業員だけでなく、幅広い従業員の声に耳を傾けて情報を集めることが大切です。
課題の優先順位を決める
問題点を確認したら、解決する課題の優先順位を検討する必要があります。業務の現状を深く探れば、大小含めて多くの問題点が発覚する可能性がありますが、全ての課題を解決するのは現実的に考えて困難です。そのため、自社にとって重要度が高い課題を見極めたうえで、優先的に取り組みましょう。
フレームワークを使う
問題点を洗い出す際はフレームワークを活用するとスムーズです。フレームワークに沿って業務を振り返れば、業務フローを簡単に可視化できます。フレームワークはさまざまあり、状況や目的に合わせて利用できます。問題点の洗い出しに役立つレームワークについては以下で紹介するため、あわせて参考にしてください。
問題点の洗い出しに役立つフレームワーク
ここでは、業務の問題点を洗い出すために活用できるフレームワークを紹介します。自社の状況に合わせて最適なフレームワークを導入しましょう。
PDCAサイクル
PDCAサイクルとは、「Plan（計画）」「Do（実行）」「Check（確認）」「Action（改善）」の繰り返しにより、取り組みをブラッシュアップしていく方法です。継続してPDCAに取り組めば、問題点を洗い出したうえで改善のための取り組みを強化できます。
ロジックツリー
ロジックツリーとは、課題の原因をツリー状に分析し、根幹にある原因を明らかにする考え方です。原因を可視化しつつ深掘りできるため、思考の整理にも役立ちます。ロジックツリーを活用して問題点の洗い出しを行えば、多角的な視点から課題解決を目指せます。
バリューチェーン分析
バリューチェーン分析とは、事業を機能別に分類したうえで、どのような付加価値を生み出しているか分析する方法です。バリューチェーン分析を行うと自社の強みと弱みを可視化でき、自社が改善すべき問題点も明らかにしやすくなります。
ECRS
ECRSとは「Eliminate（排除）」「Combine（結合）」「Rearrange（代替）」「Simplify（簡素化）」の順で検証し、無駄な業務を明らかにする方法です。この検証で無駄があると発覚した業務を削減すればリソースを抑えられ、コストの削減につながります。業務の効率化や生産性向上も目指せます。
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業務改善によるメリット
業務改善にはさまざまなメリットがあります。以下で詳しく解説します。
人件費の削減
業務改善に取り組めば、人件費の削減にもつながる可能性があります。無駄な業務を削減したり、自動化により手間がかからなくなったりするからです。それまで業務にかけていた人手を削減できれば、他のより重要な業務に割くリソースを増やせます。自社のビジネスの強化にもつながるでしょう。
生産性向上
業務改善を行うと、より効率的に業務を進められるため、生産性向上にも役立ちます。ただし、システムを導入して実施する業務改善の場合、大きなコストがかかる可能性が高いです。システムの導入は、費用対効果をよく考えたうえで実行する必要があります。高い費用対効果を期待できないなら、アウトソーシングをはじめとする他の方法も検討しましょう。
コアコンピタンスへの集中
業務改善の結果、コアコンピタンスを強化できます。コアコンピタンスとは、企業のコアとなる強みのことです。業務改善により単純作業に割く労力が下がれば、重要度が高い業務にコアコンピタンスを発揮しやすくなるでしょう。自社のビジネス発展に必要な取り組みに力を入れられるため、業績アップを目指せます。
顧客からの信頼獲得
業務改善に取り組むと、顧客からの信頼の獲得にもつながります。業務改善をすると、製品やサービスを提供するまでのスピードも早められるからです。納期までに余裕を持たせられれば、顧客にとっての安心感につながります。その結果、顧客との関係が良好になり、売上や利益の向上も期待できます。
問題点を洗い出す際のポイント
問題点を洗い出すうえでは、意識したいことがあります。ここでは、具体的なポイントについて解説します。
正確な現状把握
問題点の洗い出しにおいては、正確に現状を把握することが大切です。現場の状況を正しく理解するために、従業員へのヒアリングに力を入れましょう。また、業務に関する資料やデータの分析も丁寧に行う必要があります。現状に対する認識が甘かったり誤りがあったりすれば、本当に解決すべき問題点を選べなくなる可能性があるため、注意が必要です。
問題の重要度の検討
業務改善において、問題の重要度の検討は特に重要です。洗い出した問題点について、本当に改善が必要か吟味する必要があります。対策により大きな成果を期待できる問題点を優先し、解決のための取り組みに力を入れましょう。
中長期的な視点を持つ
業務改善では、中長期的な視点を持って取り組む必要があります。短期的な効果だけを求めていても、本質的な改善にはつながりません。長い目で考えれば、より高い費用対効果も期待できます。根本的な原因を解決するには時間がかかる場合もあるため、結果を急がず着実に対策に取り組むことが大切です。
従業員への周知
業務改善に取り組む際は従業員へも周知しましょう。業務改善を成功させるには、現場で業務に取り組む従業員の協力が不可欠です。業務改善の重要性を理解してもらうには、教育にも力を入れる必要があります。全社的に業務改善に取り組めるよう、環境や体制を整えることが大切です。
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業務改善に成功すれば、生産性の向上や顧客からの信頼獲得などにつながります。ビジネスを成功に導くには、業務改善も重要な施策です。
業務改善においては、アウトソーシングも有効な方法の1つです。ゴウリカマーケティングは、販促物の制作業務、効果検証、データ活用など幅広い分野の業務委託に対応しています。たとえば、販促物制作業務なら「Magonote」、データ活用なら「Go Analytics」のサービスがあります。クライアントの課題に応じたサービスの導入支援プログラムを設定できるため、ぜひご利用ください。
まとめ
業務改善は、企業がより高い成果を出すために重要な取り組みです。業務改善適切に進めるには、業務の問題点を洗い出す必要があります。適宜フレームワークも活用しながら、業務改善に取り組みましょう。
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