生産性向上と業務効率化の違いとは？それぞれの重要性や実現方法、注意点を紹介！
生産性向上と業務効率化は、企業の活動において重要です。それぞれは似ていますが、厳密には異なる意味があります。この記事では、生産性向上と業務効率化の定義や違いに触れたうえで、それぞれを実現するための方法を解説します。生産性向上や業務効率化に取り組むうえでの注意点も解説するため、ぜひ参考にしてください。
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Contents
「生産性向上」と「業務効率化」の基礎知識
生産性向上や業務効率化は、どのようなものでしょうか。それぞれの定義について解説します。
業務効率化の定義
業務効率化とは、業務を見直して無駄なタスクを減らし、より少ない工程で成果の最大化を目指す取り組みです。業務効率化においては、従業員に大きな負担がかかっていたり、配分に偏りがあったりする業務も対象です。また、業務の削減だけでなく、自動化も業務効率化に含まれます。
生産性向上の定義
生産性向上とは、企業の活動によって生み出される成果を増やし、価値を向上させる取り組み全般のことです。生産性には、労働生産性、資本生産性、全要素生産性などさまざまな要素が含まれています。企業の生産性を向上させるには、従業員、設備、ブランディングなどによって生じる価値をそれぞれ高める必要があります。
生産性向上と業務効率化の違い
業務効率化は、業務の無駄を排除して改善するために行われます。それに対して生産性向上の目的は、より少ないリソースによってより多くの成果や価値につなげることです。よって、生産性向上に向けた施策の1つとして、業務効率化があげられます。業務効率化により業務の無駄が少なくなれば、より少ないリソースで高い成果を出せるようになります。
生産性向上・業務効率化の重要性
生産性向上や業務効率化は、企業にとって重要です。その理由について、以下で詳しく解説します。
働き方改革推進のため
生産性向上や業務効率化は、企業の働き方改革推進のために必要です。少子高齢化が進んで労働人口の減少が顕著になっており、人材を獲得するハードルが高くなっています。このような状況においては働き方改革に取り組み、少ない労働力で効率的に業務を進められるようにする必要があります。生産性向上や業務効率化は、働き方改革において必要不可欠な考え方です。
国際的な競争力の向上
国際的な競争力を高めるには、生産性向上や業務効率化により、少ない労力や工程で高い価値を生み出す体制を整える必要があります。先進国のなかで比較すると、日本は労働生産性が低い状況です。国際的な競争力を高めるには、労働生産性を高めなければなりません。そのためには業務効率化の取り組みも重要です。
業務効率化の方法
業務効率化はどのように進めればよいのでしょうか。以下で詳しく解説します
業務全体の俯瞰
業務効率化を実現するには、まず業務全体を俯瞰する必要があります。業務の全体像を把握したうえで、課題や問題点がないか確認しましょう。それぞれの業務の工程も確認し、無駄が発生していないか見極めることが大切です。
人材配置と分業の取り組み
業務効率化においては、適切な人材配置と分業がカギといえます。業務の負担が1人に集中している場合、業務効率は悪くなります。特定の従業員に業務が偏らないよう、注意が必要です。それぞれの従業員のスキルや適正を考慮し、最適な人材配置や分業を行いましょう。
ITツールの導入
ITツールを導入すると、大幅な業務効率化を期待できます。ITツールにはさまざまな種類があるため、自社のニーズや課題に合わせて最適なものを選択しましょう。たとえば、業務の自動化に対応しているツールや、データの活用がしやすくなるツールなどがあります。
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生産性向上の方法
生産性向上には、どのような方法があるのでしょうか。以下で詳しく解説します。
業務の外部委託
生産性向上を実現するには、業務を外部委託する方法もあります。各業務を専門的に扱っている企業へ業務を委託すれば、プロが効率的かつ正確に業務をこなしてくれます。特に、定型化しているタスクの生産性向上を実現するには、アウトソーシングがおすすめです。
エンゲージメントの重視
生産性向上においては、従業員のエンゲージメントを重視する必要があります。従業員のエンゲージメントとは、勤め先に対する信頼や愛着などのことです。従業員が自社に対してポジティブな感情を抱き、仕事に対してやりがいを感じていれば、業務に対する積極性も高くなります。主体的に働く従業員が増えることは、組織の活性化や生産性向上の実現に欠かせません。
生産性向上の手順
生産性を向上させるには、さまざまな手順を踏まなければなりません。以下で詳しく解説します。
1.現状の可視化
最初に、業務に取り組む現場の状況を可視化しましょう。生産性を可視化するには、労働者数や労働時間などの要素を正確に把握する必要があります。たとえば、業務マニュアル、フローチャート、組織図などを確認し、どのような状況になっているか情報を得ましょう。
2.業務の取捨選択
現状を確認したら、業務の取捨選択に取り組みます。特に重要な業務を洗い出し、その業務に割くリソースの増加について模索しましょう。そのためには優先順位が低い業務についても確認し、精査する必要があります。内容によっては、思い切って業務そのものを削減することも選択肢の1つです。削減できない場合はアウトソーシングを検討しましょう。
3.配置見直し・スキルアップ
生産性向上のためには、従業員の配置の見直しやスキルアップも重要です。各従業員の強みやポテンシャルを基準にし、より最適な配置を検討してください。それぞれの業務に求められているスキルを把握するには、現場の意見を聞くことも大切です。必要に応じて従業員のスキルアップも促しましょう。
4.ITツールの導入
生産性向上には、ITツールの導入が役立ちます。ITツールをうまく活用すれば、業務の自動化やペーパーレス化なども実現可能です。また、組織内のコミュニケーションを活性化したり、情報共有を促したりできるITツールもあります。自社の状況に応じ、最適なITツールの導入を検討しましょう。
生産性向上によるメリット
生産性を向上させると、さまざまなメリットがあります。ここでは、具体的なメリットについて解説します。
従業員満足度が向上する
生産性向上を実現できると、従業員満足度の向上も期待できます。業務の削減や自動化などが成功すれば、より働きやすい環境を従業員に提供できるからです。従業員のスキルアップもサポートすれば、仕事に対してより大きなやりがいを感じられるでしょう。
顧客満足度が向上する
生産性が高まると、顧客満足度も向上する可能性が高まります。企業の生産性が上がれば、さらに高品質な製品やサービスを提供できるようになるからです。顧客満足度が向上した場合、自社の製品やサービスに対する評価も高まり、売上や利益の増加も期待できます。
コスト削減につながる
生産性向上はコスト削減にもつながります。無駄な業務を減らせれば、それまでの業務にかけていたコストもかからなくなるためです。生産性向上によって浮いたコストを別の業務に充てることで、より効率的に事業を展開できます。たとえば、新規事業の開発や職場環境の改善に取り組めます。
生産性向上・業務効率化における注意点
生産性向上や業務効率化については、気をつけたいこともあります。ここでは、注意点を解説します。
目的・目標の共有
生産性向上や業務効率化に取り組むうえでは、目的・目標の共有を徹底しましょう。従業員に対し、生産性向上や業務効率化の重要性を分かりやすく伝える必要があります。目的・目標などのビジョンが周知されていない場合、現場の従業員が生産性向上や業務効率化に本気で取り組めず、思うような成果にもつながらない可能性が高いです。
システムやツールの定着
生産性向上や業務効率化を目指してシステムやツールを導入するなら、単に導入するだけでなく、定着させる必要があります。そのためには継続的に効果測定をし、必要に応じて運用の改善に取り組むべきです。
現場を理解した業務設計
生産性向上や業務効率化を見越した業務設計は、現場をよく理解したうえで行いましょう。現場の意見を考慮せずに施策を用意しても、計画倒れに終わるケースが多くあります。業務設計においては、現場の意見をよく聞いたり、現場の従業員を業務設計に関わってもらうことが重要です。
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生産性向上や業務効率化を実現するには、業務の外部委託も積極的に活用する必要があります。たとえば、ゴウリカマーケティングは、販促物の制作業務、効果検証、データ活用なさまざまな分野での業務委託に対応しています。
マーケティング領域において販促物制作業務をアウトソーシングするなら「Magonote」がおすすめです。販促コストや工数の削減により、販促業務の効率化を実現できます。また、データ活用なら「Go Analytics」があります。課題に応じた最適なサービスの導入支援プログラムを設定できるため、ぜひご検討ください。
まとめ
生産性向上や業務効率化は、働き方改革の推進や国際的な競争力の向上のために必要不可欠です。従業員満足度や顧客満足度の向上やコスト削減などにもつながります。
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