業務効率化に必要な手段やツールは？成功させるためのポイントや注意点についても解説！
業務効率化とは、業務の過程で発生している無駄な手順や、無理のある要素を取り除くことを指します。業務効率化を実現できれば、業務に必要な時間や費用などを減らせるようになったり、少ないリソースで成果を得られて利益率が向上したりするなど、さまざまなメリットを得られます。
この記事では、業務効率化の手順や注意点、業務効率化に役立つツールやメリットなどについて解説するので、ぜひ参考にしてください。
Contents
業務効率化と生産性向上の違い
業務効率化と似た概念として生産性向上がありますが、それぞれの言葉の意味や目的は異なります。業務効率化は、業務を達成するまでの過程における無駄な手順や無理のある要素を取り除き、投入する資源を少なくしても以前と同じ成果を得ることを目指す考えです。
一方の生産性向上は、少ない資源から多くの成果を得ようという考えであり、過程や手段ではなく結果を重視しています。そのため、業務効率化と生産性向上は異なる考えですが、生産性向上の一環として業務効率化が存在するという関係性です。
業務効率化のための手順
業務効率化に役立つ手順は、順番にこなすことが大切です。具体的な手順は下記の通りです。
1.現状を把握する
業務効率化の最初の手順は、現状を把握することです。業務の種類や手順、かかる工数や時間、必要な人数など業務に関する情報を洗い出して可視化しましょう。なお、業務の可視化は部署や部門、組織やチームなど、一定の規模や人数などで区切りをつけると把握しやすくなります。
2.課題を洗い出す
業務を可視化して現状を把握できたら、無駄が発生している部分や重複している工程など、作業効率やパフォーマンスを下げる要因を洗い出します。洗い出した課題は、種類や規模、重要性などで分けると、優先的に改善や解決すべき事項が明確になり、業務効率化への取り組みをスムーズに進めやすくなります。
3.スケジュールを立てる
現状の状態を把握して課題を洗い出し、業務効率化のために必要な手順や優先度などが決まったら、次はスケジュールを立てましょう。改善案を実施する部署や現場との調整、通常業務との兼ね合いを確認するためにもスケジュールの策定は重要です。
4.実施して効果を検証する
改善案は実施するだけでなく、検証して効果が出たかを確認しましょう。改善案を実施したとしても、実態として業務効率化を達成できていなければ意味がありません。さらに、改善案の効果を検証して良かった部分と悪かった部分がわかれば、次回以降の改善案のクオリティアップにもつながります。
良かった部分は引き継ぎ、悪かった部分があれば原因を調べて改善に取り組むなど、改善に向けたサイクルを回すことで、より洗練された取り組みを実施できるでしょう。
業務効率化における注意点
業務効率化における注意点は複数あります。ここからは、具体的な注意点を解説します。
小規模から実施する
業務効率化の計画を立案したり、ツールを導入したりする際は、まず小規模から行いましょう。いきなり大きな規模で実施すると、計画やツールに不具合があった際のリカバリーが難しくなります。
小規模であれば良い点や悪い点などが把握しやすくなり、適切に改善策を実施して結果を出すまでの流れを作ることができるでしょう。小規模で業務効率化の取り組みが成功できれば、規模の大きいケースでもスムーズに実施することが可能です。
手段が目的になる可能性がある
業務効率化の手段が目的になる可能性には注意が必要です。たとえば、業務効率化のためにツールを導入したものの、ツールを導入するだけで満足して効果的な運用に至らず、業務効率化が達成されなくなるケースもあります。そのため、業務効率化に向けて何かしらの手段を取る場合は、手段に対する目的を明確にしてから導入や実施を進めるのがおすすめです。
実施だけに留まらず検証をする
業務効率化のための改善案を実施しただけでは、本当に効果があったのか、どの分野でどれくらいの効果があったのかが不明です。効果を確認するには、実施後にデータを集めて検証を行い、実施前と実施後の状態を比較することが欠かせません。改善に向けてPDCAを回すためにも効果検証が必要となるので、実施するだけに留まらないように注意しましょう。
従業員に定着しているか確かめる
業務効率化に向けて導入した新しい工程やツールは、従業員に定着し、実際の業務で使われていることが重要なポイントです。計画の時点で効果が見込めたとしても、実際に使われていなければ成果という形で現れません。新しい工程やツールを定着させたい場合は、従業員へ周知や指導をしたり、ツールの使い方を説明したりする必要があります。
業務効率化に使えるツール
業務効率化に使えるツールはさまざまな種類があります。具体的なツールとして挙げられるのが、下記の3つです。
クラウドでのデータ共有サービス
オンラインストレージを利用すると、1つのデータに複数の人がアクセスして共有できるようになり、業務効率化を図れます。特にクラウド型のマニュアル共有サービスでは、マニュアルの作成や修正を簡単に行うことができるうえ、特定のメンバーに対してマニュアルを共有しやすいなどのメリットがあります。
サービスを提供している企業にもよるものの、メールやUSBを使ったファイル共有よりも、セキュリティ面で安全性が高い場合が多いのも特徴です。
タスクやプロジェクトの管理サービス
業務効率の改善に役立つツールとして挙げられるのが、タスクやプロジェクトなどの管理サービスです。業務に関わるタスクやプロジェクトが可視化されるため把握しやすくなり、優先順位の決定や進捗の確認なども容易になります。
さらに、メンバー間で進捗状況を共有すれば、進捗状況に合わせて適切な担当者への変更や人員の追加などが可能になり、業務効率化を図れます。
勤怠管理ツール
勤怠管理ツールも業務効率化に使えるツールの1つです。勤怠管理ツールでは、出退勤の打刻、従業員の給与計算などを管理できます。人事や労務が担当している集計や管理などが容易になるほか、社外からでもオンラインで出退勤の打刻ができるなど、業務の効率化が可能です。
業務を効率化するメリット
業務の効率化には、企業と従業員の双方にメリットがあります。以下で具体的に解説します。
コストや時間を削減できる
業務を効率化できると、人件費や原料費などのコスト削減効果、作業が完了するまでの時間短縮効果を期待できます。コストを削減することができれば、売り上げは同じでも利益率の向上を実現できるでしょう。作業時間の短縮は、人件費を削減できたり、対応できる業務が増えて生産性が上がったりするなど、さまざまなメリットを得られます。
従業員のモチベーションが上がる
業務効率化の実現により、労働環境の改善が期待できます。長時間労働が常態化している職場では残業が少なくなり、ワークライフバランスが向上しやすくなるでしょう。
また、従業員エンゲージメントの向上により、モチベーションが高まりやすい点もメリットです。労働意欲が向上することで離職者が減り、新たな人材採用にかかるコストを抑制できるなど、従業員のモチベーション向上は企業にも多数のメリットがあります。
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また、一律のパッケージではないクライアントの規模や戦略などに合わせ、システムなどを業務内容やシステム化の範囲を柔軟に変更できる点も魅力です。業務効率化によって時間や金銭面で余裕ができれば、新たな施策立案やアイデア出しに時間を回せたり、利益率の向上によって競争力が高まるなど、さまざまなメリットが得られます。
まとめ
業務効率化を実現できれば、労働環境の改善や利益率の上昇など、企業や従業員にとって数多くの恩恵を得られます。ただし、効果的な戦略の策定や実施は難易度が高く、自社のリソースだけでは解決が難しいかもしれません。
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