業務改善に役立つフレームワーク10選！導入のポイント手順も解説
業務改善を進める際には、フレームワークの利用も検討されます。さまざまなフレームワークを活用できれば、業務改善による高い効果を引き出せる可能性があります。本記事では業務改善に役立つフレームワークを厳選し、それぞれの特徴やメリットを解説します。「業務改善が上手くいかない」「効率よく施策を進めたい」場合には、参考にしてください。
Contents
業務改善の必要性について
業務改善は、現代の企業にとって重要な施策の1つとなっています。業務改善の基本を確認し、必要性を把握することが、会社の将来に大きな影響を与えるでしょう。以下では、業務改善の基本や必要性について解説します。
業務改善とはサービスや商品を効率良く生産できる体制を構築すること
業務改善とは、サービス・商品を効率よく生産できる体制を構築し、事業の生産性を高める施策・行動を指します。「ムリ」「ムダ」「ムラ」に該当する不要な作業を洗い出し、削減していくことが一般的な方法です。昨今の技術革新や企業に求められる管理体制の変化などによって、業務改善は多くの現場で必要な作業となっています。
業務改善は現代社会において重要な施策
業務改善による効率化は、あらゆる資源が限られている現代において必要な施策です。人手不足や労働時間の短縮などによって、事業で使えるリソースは減っています。そんな状況でも高い成果を出すためには、限られたリソースを有効活用するための、業務改善が必要だと考えられるでしょう。
特に業務改善を実施する際には、実践的なフレームワークを利用し、効率的に施策の提案と導入を進められる環境が重要視されます。
業務改善に役立つフレームワーク10選を紹介
先に解説した通り、業務改善の際には便利なフレームワークを活用することが重要です。フレームワークの特徴やメリットを理解し、適切に社内で利用できれば、スムーズに業務改善を進められます。以下では、業務改善を進めるうえで役立つフレームワークを10点紹介します。
業務改善に役立つフレームワーク1.ECRS（イクルス）
ECRS（イクルス）とは、「Eliminate（排除）」「Combine（統合）」「Rearrange（交換/整理）」「Simplify（簡素化）」の頭文字を取ったフレームワークです。業務改善を進めるための順番を検討し、不要な業務・ものなどを排除するために用いられます。また、組織や個人単位の業務フローを可視化し、最適化・簡素化する際にも役立ちます。
業務改善に役立つフレームワーク2.BPMN（ビジネス・プロセス・モデリング表記）
BPMNとは「Business Process Modeling Notation」を略したもので、ビジネスプロセスにおける流れを図式化するフレームワークです。日本語では、「ビジネス・プロセス・モデリング表記」とも呼ばれます。業務のプロセスを可視化して問題点を発見し、業務改善に必要な要素をピックアップします。
業務改善に役立つフレームワーク3.バリューチェーン分析
バリューチェーン分析とは、業務をメインとサブ（支援活動）に分類して考え、どのタイミングで付加価値が生まれているか、分析するためのフレームワークです。自社の強み・弱みを把握したり、業務間のつながりを改善したりといった方法が考えられます。業務にかかっているコストなどを把握し、削減につなげることも可能です。
業務改善に役立つフレームワーク4.PDCAサイクル
PDCAサイクルとは、「Plan（計画）」「Do（実行）」「Check（確認）」「Act（改善）」の順で行動し、そのサイクルを回して業務を改善していくためのフレームワークです。業務改善の計画から実行までの流れをルーティンで行えるため、継続した改善が可能となります。細かな部分にまで手を入れられるので、長い時間をかけて業務の最適化を目指せます。
業務改善に役立つフレームワーク5.KPT
KPTとは、「Keep（継続）」「Problem（問題）」「Try（挑戦）」の頭文字を取ったフレームワークです。主に現在の業務を振り返る際に利用され、各項目について話し合いながら業務改善に必要なものを明確にします。導入しやすいフレームワークであり、日常的に業務改善を繰り返していくことも可能です。
業務改善に役立つフレームワーク6.MECE
MECEとは、「Mutually Exclusive and Collectively Exhaustive」を略したフレームワークです。現在の事業を「モレなく」「ダブりなく」列挙して、業務改善につなげるのが特徴です。ロジカルシンキング（論理的思考）による、業務改善を実行するための軸になり、全体を見渡す視点からモレやダブりを排除して効率化を目指せます。
業務改善に役立つフレームワーク7.ロジックツリー
ロジックツリーとは、業務における課題・問題点などをツリーに書き出して、分析するフレームワークです。現在の業務が抱える課題・問題点を多角的に分析できるため、根本的な原因の究明と解決が実現できます。例えば「残業が多い」という問題を書き出した場合、「業務量が多い」「人員が不足している」などが原因として考えられます。
ツリーに可視化することで、具体的な原因を突き止めつつ、解決方法を模索できます。
業務改善に役立つフレームワーク8.4象限マトリクス
4象限マトリクスとは、2つの軸を使って業務を4つに分類し、優先度などを確認するフレームワークです。業務に優先順位をつけることで、限られた時間を有効活用して成果を得やすくなります。4象限マトリクスでは、主に「重要性」「緊急性」といった軸を使って業務を分析します。
具体的には「緊急性があり重要でもある」「緊急性はないけれど重要」「緊急性はあるけれど重要ではない」「緊急でも重要でもない」といった4つに分類し、優先度を決めます。
業務改善に役立つフレームワーク9.5W2H
5W2Hとは、一般的に使用される5W1Hに「How Much・How Many」を加えたフレームワークです。「How Much・How Many」によって、コストに関する要素が追加されることで、業務改善の計画や無駄な要素の削除がしやすくなります。また、5W1Hに関しては、以下の要素を指します。
・Who（誰が）
・What（何を）
・When（いつ）
・Where（どこで）
・Why（なぜ）
・How（どのように）
業務改善に役立つフレームワーク10.マンダラート
マンダラートとは、仏教の「マンダラ模様」を模したマス目を使うフレームワークです。マス目にアイデアを記載したり、業務に関する情報を整理したりといった使い方が考えられます。マンダラートでは3×3の9マスを活用し、放射状にイメージを膨らませる形でアイデアなどを記載していきます。全部で81個を超えるマスを埋めるため、多くの情報をまとめられます。
業務改善でフレームワークを有効活用するポイント
業務改善でフレームワークを有効活用するには、事前に使い方のポイントを把握しておくことが重要です。以下では、業務改善におけるフレームワークの活用方法を解説します。
フレームワークを使う目的を明確にする
ただフレームワークを導入しただけでは、成果を得ることにつながらない可能性があります。まずは業務改善において、フレームワークがどのように役立つのか、何のために利用するのか明確にすることが重要です。フレームワークごとの特徴を把握したうえで、自社における業務改善に必要なものを選別するプロセスが求められます。
利用するフレームワークの優先順位を決める
すべてのフレームワークを導入することは、現実的ではありません。そのため優先順位を決めて、フレームワークを1つずつ試していく方法がおすすめです。導入しやすいフレームワークから活用し、その成果を分析してから別のフレームワークを利用していくことで、スムーズに業務改善を進められる可能性が高まります。
「QCD」を考えながら導入する
「QCD」とは、「Quality：品質」「Cost：予算」「Delivery：納期」を合わせた言葉です。QCDのバランスをキープすることが、フレームワークの利用時におけるポイントになります。QCDのいずれかが調整不足だと、業務改善が中途半端に終わったり、求める効果をフレームワークから得られないケースも懸念されます。
業務改善のためにフレームワークを導入する手順
業務改善のためのフレームワークを導入する際には、基本的な手順があります。以下では、フレームワークを導入する基本の手順を解説します。
フレームワークの種類と特徴を正確に把握する
まずはフレームワークごとの特徴を、それぞれ把握します。導入した際のメリットをシミュレートして、効果の高さを想定しておくことがポイントです。そのうえで複数人で話し合い、導入するフレームワークを決定します。
フレームワークを定着させる方法を考案する
フレームワークをいきなり現場に導入しても、効果的な活用は難しいケースが多いです。そこでフレームワークを定着させる方法を模索し、同時に導入することが重要視されます。例えばフレームワークの使い方をマニュアル化するなど、利用しやすい環境を整備する方法が考えられます。
業務改善におけるフレームワークの注意点
業務改善におけるフレームワークを利用する際には、いくつかの注意点があります。以下では、業務改善の際にフレームワークを利用する注意点を解説します。
現場の意見を参考にフレームワークを導入する
実際にフレームワークを活用する現場の声を聞き、導入するものを決めるのも重要です。理論上は便利なものでも、現場で役立たないと意味がありません。現場の従業員ともフレームワークについて議論する時間を作り、本当に必要なものを選別することがポイントです。
フレームワークを意識しすぎない
フレームワークを上手く使うことを重視してしまい、業務改善が疎かになるケースもあります。あくまでフレームワークは補助であるため、効果がない場合には見直しも必要です。導入したフレームワークに固執せず、臨機応変に立ち回るのがコツです。
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まとめ
業務改善を実施する際には、フレームワークの活用が考えられます。業務改善に役立つフレームワークは多数あるため、最適なものを導入できれば、高い効果に期待できます。この機会に業務改善の効率化に向けて、フレームワークの利用を検討してみてはいかがでしょうか。
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