業務改善の進め方について｜効果的な手法や注意点などを解説
現代社会において、既存の環境を見直す「業務改善」は重要な施策です。業務改善の進め方を把握し、効果的な手法を実践していくことは、企業の将来に影響するでしょう。本記事では業務改善の具体的な進め方と、施策の実行におけるポイントや注意点を解説します。業務改善の基本から解説するため、これから施策を考案する際にもぜひ参考にしてください。
Contents
そもそも「業務改善」とは？
業務改善の進め方を知るには、まず「業務改善とは何か？」という基本の理解が不可欠です。以下では、業務改善の基本的な意味について解説します。
既存の業務プロセスや事業内容を改善すること
業務改善とは、既存の業務プロセスや事業内容を改善し、効率化や生産性向上を目指すことを意味します。無駄な業務をなくす、販売戦略の策定して売上を伸ばすなど、あらゆる取り組みが業務改善になり得ます。企業は課題や問題点を把握したうえで、最適な業務改善を実行することが求められます。
少ないリソースで成果を出すことが求められている
昨今は人手不足や働き方改革による労働時間の制限などによって、企業が使えるリソースが減少しています。そのため限られたリソースで成果を出すために、業務改善が重要視されている背景があります。従来の職場環境や働き方から脱却し、現状を改善して現代社会にマッチした、最適なスタイルを構築することが必要です。
業務改善によって得られるメリット
業務改善は企業に、多くのメリットをもたらします。業務改善の考案・実行が、抱えていた課題や問題点の解決につながる可能性もあるでしょう。以下では、業務改善の主なメリットを解説します。
さまざまなコストの削減
業務改善は時間的コスト、人的コストの削減につなげられます。業務が効率化されれば、短い時間とリソースでも、高い成果を得られます。少ない人員で業務が遂行できれば、人件費を削減してコストダウンが可能です。削ったコストを使って新しい事業を始めたり、ほかの業務にリソースを割いたりといった方法も実現できます。
従業員のモチベーションを高められる
業務改善は、残業の減少や休日出勤の削減など、従業員にとってのメリットも多い点が特徴です。ワークライフバランスが重視される現代において、業務改善は従業員のモチベーションアップにも貢献します。従業員の仕事へのやる気が高まれば、短時間でも成果を出せる可能性が高まります。
職場の環境を見直す機会がつくれる
業務改善は、職場の現状を把握して見直す機会にもなります。企業によっては普段の業務がどのように行われているのか、正確に把握できていないケースも多いです。業務改善によって職場環境の見直しが定期的に実施されれば、問題の早期発見と解決に期待できます。技術やテクノロジーが進化し続ける現代では、業務改善で定期的に職場環境を整える機会は重要です。
業務改善の進め方を紹介！
業務改善を実際に始める際には、進め方の事前把握がおすすめです。以下では、業務改善の進め方について解説します。
業務改善の進め方1.職場の問題や課題を可視化する
業務改善を始める際には、まず職場における問題や課題を可視化し、改善すべきポイントを把握します。特定の業務だけでなく、全体像を対象に社内の現状を正確に理解することが重要です。現場でしか把握できていない問題や課題がある場合も多いので、上層部だけでなく従業員全体を巻き込んだ準備が必要です。
業務改善の進め方2.問題や課題をまとめて共有する
最初のステップで発見した問題や課題をまとめて、そこから考えられるリスクをピックアップします。そのうえで社内の担当者や従業員と内容を共有し、全員が業務改善に取り組めるように備えるのが基本的な進め方です。特定の人や担当者だけが問題や課題を把握している状態では、有益な業務改善は難しくなります。
関連する情報は適宜共有し、会社全体での取り組みとして認知することがポイントです。
業務改善の進め方3.業務改善の具体的な方法を提案する
職場の問題・課題を解決するための、具体的な方法を提案します。ここでも担当者だけでなく、現場の声も積極的に聞き出し、施策として取り入れます。提案された方法はすべてまとめ、実行する価値のあるものを選別していきます。導入にかかるコストや方法も確認し、具体的なプロジェクトを発足させる段階でもあります。
業務改善の進め方4.業務改善につながる施策を進める
社内で募った施策を使って、業務改善につながる方法を実践します。具体的な方法や進め方を社内で共有し、業務内容や流れを変更します。事前に作業をマニュアル化し、新しい業務で混乱しないように備えるのもポイントです。施策の実行時に課題や問題が見つかった場合には、プロジェクトを先導するチームや担当者に伝え、臨機応変に改善方法を変えていきます。
業務改善の進め方5.新しい業務の定着を目指す
業務改善は一過性のものではなく、その後も続けていく必要がある施策です。改善した業務が定着するように、こまめに状況を確認し、必要に応じて指導やアドバイスを実施することも進め方のポイントです。業務改善を担当する独自のチームを形成し、成果の確認や新しい施策の考案を定期的に行える環境を整備することも、1つの方法です。
業務改善の進め方5.業務改善の効果を測定して次回の施策を考える
業務改善の施策によってどんな成果が出たのか、どのような問題が残ったのか測定します。内容をデータにまとめて分析し、さらなる改善策を考えることが基本的な進め方になります。次回以降にデータを活かし、上記の手順を繰り返して職場環境を整備します。
業務改善を効率よく進めるためのポイント
業務改善を効率よく進めるには、いくつかのポイントがあります。事前にポイントを確認したうえで準備を進めることで、スムーズに業務改善を実行できます。以下では、業務改善の効率化を実現するためのポイントを解説します。
業務改善の意味や効果を従業員に伝える
業務改善の効果を引き出すには、従業員の協力が欠かせません。業務改善に懐疑的な従業員がいると、施策が思うように機能せず、プロジェクトが上手くいかなくなる可能性があります。まずは業務改善の効果やメリットを、すべての従業員と共有する機会を設けるのがポイントです。
専門のマニュアルを従業員に配布したり、勉強会やセミナーなどを使って業務改善の基本を理解してもらったりと、さまざまな方法が検討されます。
必要に応じてツールやシステムを導入する
業務改善の際には、ITツールやシステムが役立つケースは多いです。自動化ツールや分析システムなど、使えそうなものをピックアップしておくことで、効率化・最適化が進めやすくなります。ITツールやシステムを導入する際には、それを使いこなせる人材が必須です。
社内でITリテラシーの高い人材を探し出し、業務改善における重要なポジションを任せることも考えられます。
外部に業務を委託する方法も検討する
業務改善を進める際には、自社のリソースですべてをカバーできない可能性もあります。業務改善の範囲や領域次第では、予定していた施策の実行に人員や時間が足りなくなるケースも懸念されます。リソース不足が課題になる際には、外部のサービスに委託して、特定の業務を任せてしまうのも1つの方法です。
特に専門的な業務に関しては、プロに委託した方が効率よいケースが多いです。
業務改善を進める際の注意点
業務改善を進める際には、注意すべきポイントもあります。注意点を意識せずに業務改善を進めると、途中で問題にぶつかる可能性も懸念されます。以下を参考に、業務改善の実行時における注意点を確認してみてください。
現場の意見を無視しない
業務改善の際には、現場の声が重要な情報となります。管理者から見た状況だけでなく、実際に現場で働いている従業員の意見を参考に、施策を考えることがポイントです。現場の声を無視して考案した業務改善の施策は、効果を得られないだけでなく、従業員からの反発を招く可能性もあります。
業務改善について考えるときには、現場の意見も参考にしつつ具体的な方法や進め方を決めるのが重要です。
無理なスケジュールで業務改善を進めない
業務改善の効果を早く引き出そうとして、無理なスケジュールを設定しないように注意が必要です。基本的に業務改善の効果を得るまでには、長い時間がかかります。無理なスケジュールで従業員の負担が増えると、逆にデメリットが増える可能性があります。
従来の業務もスムーズに進められなくなるケースが想定されるため、業務改善に関するスケジュールは余裕のある形で設定することがポイントです。
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まとめ
業務改善を実践する際には、基本的な進め方を理解することが重要です。具体的な進め方や注意点などを把握しておくことで、スムーズな業務改善の実現につながります。この機会に業務改善の基本から確認し、本格的な施策の実行を進めてみてはいかがでしょうか。マーケティング領域における業務改善の際には、「ゴウリカマーケティング」にお任せください。
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