生産性向上につながる取り組みとは？具体的な方法やメリットなどを解説
現代の企業は「生産性向上」に力を入れて、今後の経営を考える必要があります。生産性向上につながる方法は複数あるため、まずは具体的な取り組みやメリットの把握が重要です。本記事では生産性向上の基本と実際の取り組み方法、メリットや注意点を解説します。生産性向上における具体的な取り組み方に迷っている場合には、ぜひ参考にしてください。
Contents
生産性向上の基本について
生産性向上に取り組むには、まず「生産性向上の基本」を知ることが重要です。以下では、生産性向上の基本的な意味を解説します。
生産性向上とはインプットに対するアウトプットを増やすための方法
生産性向上とは、「インプット」に対する「アウトプット」を増やすための方法として捉えられます。ここでいうインプットとは企業の投資を意味し、アウトプットは成果を指します。企業が投資をした対象において、高い成果を出すことが生産性向上の目的です。
生産性向上を測る指標
生産性向上の取り組み時には、「労働者数や労働時間における付加価値」を測ることがポイントです。労働者数や労働時間における付加価値は、「付加価値労働生産性（付加価値額 ÷ 労働量）」で計算できます。また、「物的労働生産性（生産量 ÷ 労働量）」で、目に見える生産量などを計算できます。
生産性向上の目的と必要な理由
生産性向上の取り組みを把握するには、その目的と必要な理由を理解することもポイントです。以下では、生産性向上の主な目的と必要な理由を解説します。
労働人口の減少に対応するため
昨今、国内の労働人口は減少し、従業員として雇える人材の数は限られています。そこで生産性向上への取り組みを実施し、少ない人的リソースでも業務を進められる環境の確立が急がれています。生産性向上で職場環境を見直すことで、無駄な作業を無くしつつ、現在のリソースの有効活用が可能となります。
従業員の働き方に関する意識の変化に対応するため
従業員は働き方改革などによって、労働への考え方が変わっています。特に最近は仕事とプライベートを両立した、「ワークライフバランス」を重視する傾向にあります。そのため企業は、従業員の要望に応えるために、業務効率化を進める生産性向上が重要視されています。
生産性向上への取り組みによって得られるメリットとは？
生産性向上に取り組むことで、企業はさまざまなメリットを得られます。以下では、生産性向上がもたらす具体的なメリットを解説します。
生産性向上のメリット1.人材不足による問題の解決
生産性向上を進めると、少ない人数でも仕事の成果が出せるようになります。人材不足によって事業が立ち行かなくなる不安がなくなる点は、生産性向上に取り組むメリットの1つです。なかなか人が定着しない場合には、まず生産性向上を実施し、少人数で業務を担えるように工夫することがポイントになります。
利益の増加が見込める
業務効率化は生産性向上につながり、利益の増加へと結びつきます。単純な利益の増加を目標とする際にも、業務効率化は有効な手段となります。また、業務内容が洗練されれば、従業員の行動が利益に結びつきやすくなる点もメリットです。従業員の貢献度が可視化しやすくなれば、正確な評価が可能となります。
生産性向上のメリット2.コストダウンが可能
生産性向上は必要なコストを削減し、少ないリソースで高い成果を出せるようになる点もメリットです。短期間で成果を出したり、少ない資源で業務を回したりと、さまざまな形でのコストダウンが可能となります。
生産性向上のメリット3.従業員のモチベーション上昇につながる
生産性向上は、残業時間の減少や休日出勤の削減などにもつながります。業務の負担が軽減されることで、従業員のやる気が高まり、仕事へのモチベーションが向上する可能性がある点もメリットです。業務が終わらずに残業や休日出勤が当たり前になっているのなら、生産性向上を進めることが課題解決のきっかけになり得ます。
生産性向上のメリット4.顧客満足度の向上も実現できる
生産性向上によって時間を効率よく使えれば、その分顧客のサポートにリソースを避けます。丁寧かつ親身になって支援ができれば、顧客満足度の向上に期待できます。結果的に自社のファンが増え、利益の拡大につながる可能性があるでしょう。生産性向は内部だけでなく、外部への影響力も高い施策となります。
生産性向上のメリット5.社内の環境を見直すきっかけになる
生産性向上は、社内の労働環境を見直すきっかけとなります。すでにレガシー化している業務を削減したり、従業員の不満を解消したりと、さまざまな効果が期待されるでしょう。定期的に生産性向上を軸にした環境の見直しを実施し、そのときに合わせた職場を構築できる点も、メリットに含まれます。
生産性向上につながる取り組み内容
生産性向上につながる取り組みには、さまざまな方法があります。具体的な手法・内容を踏まえたうえで計画を立てることが、生産性向上の成果を出すためのポイントです。以下では、生産性向上につながる取り組み内容を解説します。
不要な業務を削除して生産性向上を実現する
生産性向上を目指す際には、まず不要な作業を洗い出し、日常のフローから削除します。実際に社内で実施されている作業内容をすべてピックアップし、効率化を妨げるものや生産性の向上につながらないものを削ぎ落とします。業務内容が洗練されることで、より重要な業務に時間を割けるようになります。
業務の標準化を進めて生産性向上を実現する
生産性向上への取り組み時には、誰でも効率的な業務ができるように「標準化」を進めることがポイントです。マニュアルの作成や担当者による指導などを通して、業務の流れを固定することで、仕事を進めやすくなります。また、生産性向上の取り組みに関する業務が標準化されれば、成果にブレがなくなり安定して利益を出せる可能性が高まります。
従業員のスキルアップを通して生産性向上を実現する
従業員それぞれにスキルアップを促し、業務の効率化を進めるのも1つの方法です。業務に役立つ知識・技術の習得や、関連資格の取得を促すことが考えられます。個々の従業員のスキルアップが実現すれば、少ないリソースでも成果を出せるようになります。所定の条件を満たした従業員には報酬を与えるなど、社内制度を変えるのも重要です。
最新技術を導入して生産性向上を目指す
最新のIT技術を活用して、生産性向上を目指す方法も検討されます。AIによる自動化や分析などを通して、生産性向上につながる施策を考案することも可能です。IT技術を活用する際には、実際にツールやシステムを導入してその使い心地を確かめ、自社に必要なものを探していく流れがおすすめです。
アウトソーシングを活用して生産性向上を実現する
従業員がコア業務に集中できるようにアウトソーシングを利用するのも、生産性向上への取り組みにつながります。アウトソーシングに雑務を任せたり、専門的な業務を依頼したりすることで、生産性向上が実現できます。この機会に自社でアウトソーシングに任せられる業務・任せたい業務を、ピックアップしてみるとよいでしょう。
生産性向上を実現した企業の事例
生産性向上の取り組みを実施する際には、実際に成果を出した企業の事例を参考にすることがポイントです。以下では、生産性向上を実現した企業の事例を紹介します。
ITシステムによって生産性向上を実現した事例
ITシステムを導入することで、生産性向上を実現した事例は多いです。RPAを使って単純な業務を自動化したり、管理ソフトを使って販売状況と在庫状況を連動したりと、さまざまなケースが参考になります。これまで従業員が行っていた単純作業を、ITシステムで省略できれば、生産性向上につながる可能性は高いです。
会議にかける時間を短縮して生産性向上を実現した事例
会議は企業にとって欠かせない時間ですが、やり方によっては生産性を下げる要因になり得ます。そこで会議のスタイルを改革し、「〇〇時以降の会議は禁止」「会議の時間は〇〇分まで」などのルールを設ける方法で、生産性向上を実現した事例があります。昨今はテレワークも普及しているため、簡単な連絡だけで会議を済ませる方法も考えられます。
アウトソーシングを利用して生産性向上を実現した事例
時間と労力のかかる業務をアウトソーシングに依頼し、生産性向上につなげた事例も多いです。アウトソーシングは単純作業を担い、従業員の負担を減らすことに利用できます。また、専門性の高いサービスを使えば、事業戦略の立案やデータ活用の効率化なども可能です。
例えばマーケティングの専門サービスに依頼することで、効果的な販売戦略を考える時間の確保や、自社のデータを使った本格的な分析を任せられます。
生産性向上への取り組み時に注意すべきこと
生産性向上への取り組み時には、注意すべきポイントがあります。事前に注意点を確認し、対策を考えておくことも重要です。以下では、生産性向上への取り組み時における注意点を解説します。
生産性向上の取り組みにおける具体的な目標を設定する
生産性向上への取り組みを実施する際には、具体的な目標を設定しておく必要があります。目標がないとどのような施策が有効なのか、何が自社に必要なのか判断ができません。まずは目標を明確にして、生産性向上の取り組みにおける方針やコンセプトを決めることがポイントです。
生産性向上への取り組みは長期的な視点が重要
生産性向上の取り組みを成功させるには、長期的な視点が必要になります。短期間で成果を得ることは難しいため、焦らずに実行していく意識が必要です。生産性向上の施策を考える担当者・上層部だけでなく、現場の従業員にも長期で取り組む旨を伝えることが重要です。
生産性向上の実現時に活用できる補助金制度
生産性向上への取り組みを行う際には、補助金制度を活用できる場合があります。以下では、生産性向上の取り組み時に活用できる補助金制度について紹介します。
ものづくり補助金について
ものづくり補助金とは、中小企業・小規模事業者などを対象にした制度です。中小企業・小規模事業者などがサービス開発や試作品開発、生産プロセスの改善などを行うための設備投資などにかかる費用を支援します。詳細は、「ものづくり補助事業公式ホームページ」で確認できます。
参考：ものづくり補助事業公式ホームページ
IT導入補助金について
IT導入補助金とは、中小企業・小規模事業者を対象に、会社の抱える課題やニーズに合ったITツールを導入する経費の一部を、支援する制度です。2023年度における詳細は、「IT導入補助金2023」で確認できます。
参考：IT導入補助金2023
業務改善助成金について
業務改善助成金とは、厚生労働省が実施する支援制度です。生産性向上に関する、機械設備、コンサルティング導入、人材育成・教育訓練などにかかる費用の一部を補助します。詳細や申請書を簡単に作成できるツールなどは、「業務改善助成金｜厚生労働省」で確認できます。
参考：業務改善助成金｜厚生労働省
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生産性向上への取り組み時に、BPOによる支援を検討するのなら、「ゴウリカマーケティング」の利用がおすすめです。ゴウリカマーケティングは、販促物の制作業務や効果検証、データ活用など専門的な支援が可能なサービスです。
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まとめ
生産性向上への取り組みは、企業の今後を左右する重要なポイントです。自社に必要な要素を正確に把握し、求められる施策を実行できれば、生産性向上を実現できるでしょう。この機会に生産性向上の基本と、取り組み方法を確認し、自社でできることを見直してみてはいかがでしょうか。
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