業務効率化を成功させた事例について｜事例から学べる成功のポイントを解説
業務効率化を実現するには、さまざまな準備が必要です。その1つに事例の把握があり、実際に業務効率化を実現した内容を参考にする方法が、重要視されています。本記事では業務効率化の基本と、具体的な事例について紹介します。これから社内の業務効率化を目指す場合には、具体的な事例をチェックすることも始めてみてください。
Contents
業務効率化とは何か？
具体的な事例を知る前に、業務効率化の基本を理解する必要があります。「業務効率化とは何か？」と聞かれた際に、きちんと答えられる状態にしておくことは、大切な準備の一環です。以下では、業務効率化の基本的な概要について解説します。
業務プロセスを改善して効率化を実現すること
業務効率化とは、事業の業務プロセスにおける効率性を追求し、改善を目指すことを指します。普段の業務に含まれる「ムリ」「ムダ」「ムラ」といった要素を見つけ出し、排除することが主な目的になります。実際の業務を見直して、効率化できる部分をピックアップし、効果の期待できる施策を導入する流れが基本です。
業務効率化と生産性向上の違いとは
生産性向上とは、少ないリソースで高い効果を得るための施策・準備のことを意味します。一方で業務効率化は、効率化してリソースそのものを減らしつつ、これまでと同じレベルの成果を出すことが基本です。そのため業務効率化は、生産性向上に含まれる施策の1つともいえます。業務効率化を実現することは、結果的に生産性向上につながる可能性があります。
業務効率化が必要とされる背景について
業務効率化は、現代社会で事業を展開する企業にとって重要視されています。以下では、業務効率化が必要とされる背景について解説します。
人手不足に対応するため
昨今は人手不足によって、満足のいく業務が実現できない企業も増えています。短期間で人を増やすのは難しいため、業務効率化での対応が求められるケースも多いです。人員募集と合わせて、業務効率化を並行して進める企業もあります。慢性的な人手不足に悩んでいる場合には、業務効率化による施策を定着させるのも、解決策になり得ます。
ワークライフバランスの実現のため
従業員は仕事とプライベートを両立させるワークライフバランスに、近年は重きを置いています。業務効率化によって残業などが減れば、その分プライベートにかける時間が増え、ワークライフバランスの両立が実現できます。従業員のことを考えるうえでも、業務効率化は重要な施策として考えられます。
業務効率化を実行するメリット
企業が業務効率化を実践することには、さまざまなメリットがあります。業務効率化によるメリットの効果は大きく、企業が抱えている問題や課題を解決するきっかけにもなり得ます。以下では、業務効率化を実行することで得られるメリットを解説します。
時間的なコスト削減につながる
業務効率化は、時間的なコスト削減につながる施策です。「ムリ」「ムダ」「ムラ」な作業を一新することで、これまで必要だった作業時間の短縮が可能となります。結果的に時間的コストが少なくなり、普段の業務にかかる負担も軽減される点がメリットです。
「残業が多い」「時間をかけているのに成果が少ない」といったケースでは、業務効率化が役立つ可能性が高いです。
利益の増加が見込める
業務効率化は生産性向上につながり、利益の増加へと結びつきます。単純な利益の増加を目標とする際にも、業務効率化は有効な手段となります。また、業務内容が洗練されれば、従業員の行動が利益に結びつきやすくなる点もメリットです。従業員の貢献度が可視化しやすくなれば、正確な評価が可能となります。
従業員のモチベーションが高まる
業務効率化によって残業時間や休日出勤が減少すると、従業員のモチベーションが高まります。仕事へのモチベーションが向上すれば、より高い成果を出しやすくなる点がメリットです。スキルアップや新しい知識・技術の勉強など、会社に貢献する行動につながることも考えられます。
業務効率化をするうえで参考になる事例
業務効率化を進める際には、参考となる事例を把握しておくことも重要な準備になります。事例を参考にして業務効率化の計画を立てれば、成功する確率を高めたり、自社に合った方法にアレンジしたりできます。以下では、業務効率化を行った企業の事例を紹介します。
業務効率化の事例1.徹底した環境整備によって業務効率化を成功させた事例
株式会社ブリヂストンは、徹底した環境整備を軸に、業務効率化を成功させました。普段から事業に利用する環境を効率化し、業務がしやすい形に整えた事例です。例えば服装を自由に選べる「オフィスカジュアルの導入」、テレワークやフリーアドレスなど「デジタル機器を活用した多様な働き方の実現」などを実行しています。
業務効率化の事例2.ワークフローのデジタル化進めた事例
ヨネックス株式会社は、ワークフローのデジタル化を進める形で業務効率化を実現しました。デジタルツールを使って、複雑だったワークフローを簡略化し、スムーズに業務を進められる環境を整えています。事業で必要な申請にかかるルートは1/5となり、紙の報告書も1/7まで削減された事例です。
業務効率化の事例3.ツールの自動化によって効率化した事例
三井住友海上火災保険株式会社は、RPAやExcelの自動化機能を活用し、効率化に成功しています。業務の性質上、顧客と接する機会が多く、長い時間をかけてのサービス提供が求められていました。そこで働き方改革の推進とともに、RPAやエクセルVBAを導入し、業務の自動化を進めました。
結果的に単調な業務の反拍が不要となり、従業員のパフォーマンス向上につながった事例となっています。
業務効率化の事例4.テレワークやWeb会議などを導入した事例
NTT東日本は、テレワークやWeb会議などを積極的に導入し、労働環境の改善に努めました。事務作業など、出社しなくても対応できる業務を中心に、デジタル環境を使った働き方にシフトしています。結果的に時間外労働が13％減少し、月間の時間外労働が45時間以上の社員が34％減少する成果につながりました。
業務効率化の事例5.データを一元管理した事例
株式会社マイナビは、会社のあらゆる情報を一元管理するデータベースを導入し、業務効率化を成功しました。部門ごとの連携強化につながり、顧客情報の管理・共有がスムーズに行えるようになった点が、成果として挙げられます。社内で独自のサービス開発が可能な環境があるため、方針転換があってもそれに合わせてシステムを再構築できるのも特徴です。
業務効率化の事例から分かる成功のポイント
業務効率化の事例からは、成功のポイントを見つけられます。以下では、業務効率化の事例から分かる成功のポイント・コツを解説します。
業務効率化すべきポイントを見極める
業務効率化を成功させるには、社内のどの項目に着手するか見極めることが重要です。特に無駄な要素が多い部分を確認したうえで、最適な施策を実行することで高い効果が得られます。すべての業務をまとめて効率化することは難しいため、事前に着手する項目や領域を定めて、重点的に業務効率化を進めるのがコツです。
業務効率化につながる最新技術を活用する
最新技術を積極的に導入し、社内の環境を変えていくことも業務効率化におけるポイントです。自動化やクラウドなどの技術を使うことで、古い業務を効率化できる可能性があります。最新技術の導入の際にはコストが問題視されますが、安価で利用できるケースも多いです。予算を組んで使えるコストを明確にし、必要な技術を積極的に取り入れるのもポイントです。
業務マニュアルなどで作業内容を共有する
従業員がそれぞれの方法で業務をしていると、効率化が難しくなります。マニュアルなどを作成して共有し、全従業員が効率的な業務ができるように備えるのもポイントです。作成したマニュアルは定期的に見直し、さらなる改善を目指します。業務効率化は1度の施策で終わらないため、継続していける環境整備も必要です。
業務効率化を進めるための手順
業務効率化を進めるためには、基本となる手順の理解も重要となります。以下では、業務効率化の進め方・手順を解説します。
業務効率化の手順1.現状を把握して可視化する
まず業務効率化を実施する職場や、作業の現状を把握します。そのうえで詳細を可視化し、誰でも内容が分かるように情報を整備します。業務内容、担当者、必要な人員、作業時間などを可視化して、効率化すべきポイントを見つけやすくまとめます。
業務効率化の手順2.業務を複雑化している問題点を確認する
業務を複雑化している原因を探り、問題点を洗い出します。原因を明確にしてから解決方法を考案し、具体的な施策を提案します。解決すべき原因の優先順位も決めて、どの問題解決から取りかかるべきか判断する必要もあります。
業務効率化の手順3.改善の実施と効果測定を実施する
業務効率化につながる施策を実施し、作業内容を改善します。従業員に内容を通達し、実際に業務の方法を改めてもらいましょう。その後、業務効率化の効果を測定し、どのような成果が得られたか確認します。得られた情報を参考に、次の施策に活かすサイクルを構築します。
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まとめ
業務効率化は、現代の企業が成果を出すために欠かせないプロセスの1つになっています。既存の業務を見直し、「ムリ」「ムダ」「ムラ」を排除して効率化することが、将来の利益につながるでしょう。この機会に業務効率化の基本と事例を確認し、実際に導入する施策を考えてみてはいかがでしょうか。
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