業務改善における「改善提案」の事例を紹介｜提案方法や注意点も解説
業務改善を実施する際には、「改善提案」を考案する必要があります。改善提案に沿って業務改善を実施することで、スムーズに効果を引き出せる可能性が高まります。本記事では業務改善における改善提案の基本と、具体的な事例や注意点を解説します。これから業務改善を実施する予定の企業は、改善提案についてもチェックしてみてください。
Contents
そもそも業務改善とは？
業務改善とは、事業の業務プロセスを見直して改善を目指すことを指します。業務効率化や生産性向上など、さまざまなメリットを生み出すことにつながります。昨今はDXや働き方改革などによって、労働環境に大きな変化が訪れています。企業はその変化に適応するために、業務改善を進めて既存業務の見直しを図ることが求められています。
業務改善に必要な準備
業務改善を実行する際には、さまざまな準備が必要になります。準備が不十分だと、業務改善の効果を引き出すまでに多くの時間がかかるケースも想定されます。以下では、業務改善において必要とされる基本的な準備について解説します。
業務改善の目的や目標を決める
業務改善の目的や目標を決めることが、最初の準備となります。明確な目的・目標がないと、具体的に必要な施策を考案することは難しいです。まずは業務改善が必要な理由と、具体的な目的・目標を、社内で共有することから始めてみましょう。
業務改善の進め方を把握する
業務改善の進め方を把握して、具体的なフローを考案するのも準備の一環です。問題の可視化、課題の解決方法の提案・実践・定着といった基本的な流れを、社内で理解しておく必要があります。業務改善の進め方を把握する際には、BPOなどに依頼してプロの知見を参考にすることも考えられます。
業務改善のスケジュールを立てる
業務改善を実施するための、具体的なスケジュールを立てます。スケジュールがないといつまでも実行に移せず、効果を引き出せない可能性があります。「〇〇までに〇〇を進める」といった、明確な期日を設けたうえで業務改善を実行することも重要なポイントです。
業務改善を実現するためには？
業務改善を実現するには、必要となるプロセスがいくつかあります。実現に向けて何をすべきか理解できていれば、業務改善をスムーズに進めるきっかけを得られるでしょう。以下では、業務改善を実現するためのポイントを解説します。
現状の課題と解決方法を結びつける
現状の課題と解決方法を結びつけることが、業務改善を実現する基本的なポイントです。自社における課題が不明なままだと、実行すべき内容が決められません。同じく解決方法が思いつかないと、課題をみつけても放置する結果になる可能性が高まります。課題と解決方法の両方に注目し、それぞれを結びつけていくことが業務改善の実現を近づけます。
「改善提案」を募集する
業務改善につながる「改善提案」を募集し、具体的な施策を計画するのも1つの方法です。改善提案を考案することは、業務改善における基本プロセスの一環となります。従業員に改善提案の提出を促し、具体的な計画を立てる準備を進めると良いでしょう。
改善提案について
業務改善を進めるうえで、改善提案についての理解は欠かせません。改善提案の意味や効果を知ることで、スムーズな業務改善が実現可能となります。以下では、業務改善における改善提案の基本を解説します。
改善提案とは業務改善につながる具体的な提案のこと
改善提案とは、業務改善につながる具体的な提案のことを指します。業務改善を目指す際には改善提案の考案を重視し、問題の可視化と解決を目指すことが重要となります。改善提案というプロセスを無視して業務改善を進めても、問題の具体的な解決に至らない可能性が懸念されます。
まずは改善提案の方法を把握し、実行できる体制を社内に構築することがポイントです。
改善提案はビジネスチャンスの発見にもつながる
改善提案は、業務改善の施策を考案するだけでなく、新しいビジネスチャンスの発見にもつながります。業務改善という目標の実現をきっかけにして、新しいビジネスを考案したり、新規事業に活かせる方法を発見できたりする可能性もあります。積極的に改善提案を受け入れて、実践していくことには多くのメリットがあるでしょう。
改善提案の基本的な方法
改善提案を行う際には、基本的な流れと手法の理解が重要です。どのように改善提案を実行すべきなのか把握し、社内で共有することがスムーズな業務改善の実現を支援します。以下では、改善提案の基本的な方法について解説します。
現状の把握と課題の発見
改善提案を実施するには、現状の把握と課題の発見が重要なプロセスになります。現状の問題を把握し、原因となっている課題を発見することで、具体的な解決策を考えられます。現状を把握せずに改善提案をしても、的外れな意見が集まる可能性が高いです。改善提案をするための準備の一環として、現状の把握と課題の発見は欠かせないでしょう。
改善提案をチームや上司に伝える
考案した改善提案は、チームや上司に伝えて内容を精査してもらいます。周囲の意見を取り入れたうえで、実行に移すか検討することも必要なプロセスです。周囲に説明することを見越して、改善提案の内容をまとめるのも重要な作業です。自分だけが理解できる形でまとめると、あとからプレゼンのために資料をつくり直す手間がかかります。
改善提案を考案するポイント
改善提案を考案する際には、効率良く作業を進めるためのポイントの把握も重要です。以下では、改善提案を考案する際のポイントについて解説します。
数値化できる目標や改善策を考案する
数値化できる目標や改善策を考案することが、1つのポイントです。数値化できれば具体的な目標を立てて、達成率を把握しやすくなります。改善を実行する従業員のモチベーションアップにもつながるため、まずは数値化できるかを軸に改善提案を考案してみましょう。
課題が複数ある場合には優先順位を設ける
業務改善における課題が複数ある場合には、まず優先順位を設けます。優先順位にあわせて改善提案を実施し、重要度の高い課題を先に解説できるように備えるのも重要です。業務改善は多くの事業で適用されるため、優先順位の設定を誤ると、自社にとって重要な業務の効率化が遅れるリスクがあります。
改善提案は既存の業務に負担とならないものが最適
改善提案は、既存の業務に負担とならないものが最適となります。改善によっていまの業務がやりにくくなると、生産性やモチベーションの低下を招く可能性が懸念されます。事前にどの程度の負担がかかるのかを検証し、効果と釣りあうかシミュレーションをしておくのも、改善提案におけるポイントです。
業務改善における提案の事例を紹介
改善提案を実行する際には、事例を確認しておくのも重要です。以下では、改善提案の具体的な事例をいくつか紹介します。
チャットツールを活用したコミュニケーションの活性化事例
業務改善においてチャットツールを活用し、社内のコミュニケーションを活性化させることに成功した事例があります。某企業では社内エンジニアが開発したチャットツールを使用し、全従業員の顔がアイコンとなってみえる環境を構築しました。その結果従業員の顔と名前が分かるようになり、円滑なコミュニケーションの実現を叶えました。
業務マニュアルの作成による改善事例
業務マニュアルの作成し、仕事にかかる時間の短縮などを実現した業務改善の事例にも注目です。複雑な業務や頻度の少ない業務をする際には、過去の方法を確認しつつ進めることが多く、時間と手間がかかります。そこで誰でも業務を担当できる業務マニュアルを作成し、簡単に業務フローを確認できる環境を作って業務改善を実現しました。
アウトソーシング・BPOを活用した事例
アウトソーシングやBPOなどの外部リソースを活用して、業務改善を実現した事例も多いです。例えば動画による広告を配信するために、動画制作関連の業務を委託できるBPOに依頼するケースがあります。そのほか、マーケティング業務の効率化やデータ分析を依頼できるBPOで、事業全体の改善を進めた事例も多いです。
特に業務領域を丸ごと委託できるBPOの活用は、業務改善において多くのメリットがあります。
業務改善における注意点とは？
業務改善を実施する際には、いくつか注意すべきポイントがあります。以下を参考に、業務改善での注意点を確認しておきましょう。
改善提案の内容は細かく精査する
改善提案の内容は細かく精査し、実際に効果が出るのか検証することが重要です。検証が不十分なまま実行すると、時間とコストだけがかかって、改善につながらないリスクがあります。効果検証に十分な時間をかけたうえで、改善提案をプレゼンする方法がおすすめです。
提案内容は分かりやすく提示する
改善提案の内容は誰でも理解できるように、分かりやすく提示します。専門用語などは使わず、具体的な効果を明確に説明できるように意識することが重要です。改善提案をプレゼンする機会を設けて、まとめて発表するのも1つの方法です。時間と手間を短縮できるうえ、それぞれの改善提案についての意見をその場で確認できる点がメリットです。
業務改善の際にはBPOサービスの利用が検討される
業務改善の際には、専門のBPOサービスの利用が検討されます。BPOサービスの持つノウハウや人材を活用することで、スムーズに具体的な提案を得られる可能性が高まります。特にマーケティング領域などは、専門知識やデータが必要になるため、社内だけでは改善提案の考案が難しくなりがちです。
そこでBPOサービスを活用し、専門家の意見やアドバイスを取り入れることが考えられます。
マーケティング領域のBPOならゴウリカマーケティングがおすすめ
マーケティング領域における業務改善および改善提案の実行時には、「ゴウリカマーケティング」の利用がおすすめです。「ゴウリカマーケティング」は販促物の制作業務やその効果検証、および各種データの活用など、幅広い分野での業務委託を請け負っています。
販促物制作業務なら「Magonote」、データ活用なら「Go Analytics」と、それぞれ独立したサービスを提供しています。業務改善における課題に応じて、適切なサービスの導入支援プログラムを提案可能です。
まとめ
業務改善は、企業がこれからの社会のなかで生き残るために重要な施策となります。効率良く業務改善を実行できるように、まずは改善提案の基本を把握し、必要な準備を進めておくのがポイントです。BPOサービスなどを利用した具体的な事例を参考にして、改善提案についての理解を深めてみると良いでしょう。
マーケティング領域における業務改善・改善提案を実行時には、「ゴウリカマーケティング」にご相談ください。業務にかかる販促物のコストを約30%削減したり、約15%の不良在庫の削減を実現したりといった実績があるため、求める結果にあわせた具体的な提案が可能です。
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