業務プロセス改善の意味とは？失敗する原因や成功させる方法を解説！
業務プロセス改善とは、業務工程の問題点を洗い出して改善を目指す取り組みです。企業の生産性を向上させるには、業務プロセス改善を効果的に行う必要があります。この記事では、業務プロセス改善のステップを示したうえで、失敗する理由や成功させる方法などについて詳しく解説します。
Contents
業務プロセス改善とは
業務プロセス改善とは、どのようなものなのでしょうか。基本的な意味とともに、目的や似た言葉との違いについて解説します。
業務プロセス改善の意味
業務プロセス改善とは、コスト削減や業務効率化のために、既存の業務工程を見直して新しく設計することです。社会情勢や企業が抱える課題は常に変化するため、業務プロセス改善は定期的に行う必要があります。
業務プロセス改善の対象は、従業員の配置や人数、部署間の連携、データの取り扱い方法など多岐にわたります。日々の業務に関わるさまざまな内容を改善すれば、業務をよりスムーズかつ効果的に進められるようになるでしょう。
業務プロセス改善の主な目的
業務プロセス改善の主な目的は、労働時間の削減、コストの削減、DX化の促進などです。それぞれの目的は綿密な関係にあり、業務プロセス改善に取り組むといずれの目的も達成できます。すべての目的を達成できれば、企業全体の収益性の向上にもつながります。
業務プロセスと似た言葉
業務プロセスと似た言葉として、業務フローやBPRなどがあります。業務プロセスとは、日常的な業務の流れを表しています。一方、業務フローとは、業務の流れを図やフローチャートなどで示したものです。
また、BPRとは、業務プロセスそのものを変化させることを意味しています。業務プロセス改善に取り組み、業務工程以外の幅広い部分にも変化をもたらすことを目指す考え方です。
業務プロセス改善のステップ
業務プロセス改善は、どのように進めればよいのでしょうか。以下では、具体的なステップを解説します。
現状を分析する
業務プロセス改善に取り組むには、まず自社の業務の現状を分析する必要があります。業務の工程を細かく確認し、リストアップしてまとめましょう。そのなかから業務工程の課題を探します。たとえば、ミスの頻出や無駄な工程の発生などが見つかれば改善が必要です。
また、従業員の過不足が生じている場合も、適正な人員配置になるよう改善しなければなりません。企業によって課題は異なるため、実際の状況をよく確認して改善すべき課題を明らかにしましょう。
優先順位を決める
現状の分析により複数の課題が見つかったら、優先順位を決めましょう。それぞれの課題の重要度や緊急性の高さを確認し、どれから改善に取り組むべきか検討します。また、業務改善のために必要な労力やコストを想定し、得られる効果に見合うか考えることも大切です。
改善策を考える
課題のうち優先順位が高いものについて、具体的な改善策を立案します。ここでは、労力やコストの削減だけでなく、DX化の促進にもつながる改善策の検討がポイントです。たとえば、従業員の不足が課題になっている場合、ただ人数を増やすだけでなく、無駄な工程を減らすために自動化ツールの導入も検討しましょう。
施策の実施と見直し
立案した改善策をもとに業務の改善を進めます。ただし、現場で改善策に取り組んでみると、想定していたような効果が出なかったり、問題が生じたりする可能性もあります。その場合は方法を見直し、さらに改善を加えましょう。実施と見直しを繰り返せば、改善策の精度を高められます。
業務プロセス改善が失敗する理由
業務プロセス改善が失敗する場合、さまざまな理由が考えられます。ここでは、主な3つの理由について解説します。
客観的な評価の仕組みがない
客観的な評価の仕組みがない場合、業務プロセス改善は失敗する可能性が高くなります。評価の指数がないと施策の効果測定ができないため、あらかじめ評価の指数を決めておくことが大切です。
指数を決めたうえで業務プロセス改善の途中経過や結果について効果測定し、取り組みがどの程度うまくいっているか確認しましょう。効果測定で明らかになった状況をもとに、改善策をさらにブラッシュアップしていく必要があります。
目標が具体性に欠ける
業務プロセス改善の目標が具体的でない場合、失敗しやすくなります。具体的な目標がなければ、業務プロセス改善の取り組みも曖昧になるからです。具体的な改善策を打ち出すには、目標も具体化する必要があります。まずは明確な目標を定め、具体性のある改善策を検討できるようにしましょう。
変化を嫌う人がいる
変化を嫌う人の存在により、業務プロセス改善が失敗するパターンもあります。たとえば、新しいツールや工程を導入しようとしても、現状維持を望む人がいれば業務プロセス改善はなかなか進みません。業務プロセス改善をスムーズに進めるためには、メリットを適切に周知にし、多くの従業員が変化を受け入れられるように促す必要があります。
業務プロセス改善を成功させる方法
業務プロセス改善を成功させるには、どうすればよいのでしょうか。ここでは、具体的な方法を解説します。
PDCAを心がける
PDCAとは、計画（Plan）、実行（Do）、評価（Check）、改善（Action）を繰り返して状況を改善する方法です。PDCAを心がければ現状や目標について数値による評価ができ、施策の効果も測りやすくなります。実行や改善を継続的に繰り返すため、求めている効果を短期間で得られる可能性が高まります。
働き方改革・DX推進を並行して進める
働き方改革とDX推進に同時に取り組めば、結果として業務プロセス改善につながります。たとえば、テレワークの推進とともに、作業のオンライン化やツールの導入などを進めましょう。費用がかかる場合もありますが、業務プロセス改善が成功した場合、大幅なコスト削減につながる可能性があります。
改善の必要性を説明する
業務プロセス改善の施策をスムーズに進めるには、必要性を社内に周知することも大切です。業務プロセス改善を成功させるには、現場の協力が欠かせません。事務負担や労働時間の軽減や柔軟な働き方の実現など、従業員にとってのメリットを積極的にアピールしましょう。
業務プロセス改善の手段
業務プロセス改善の手段は複数あります。ここでは、主な手段を4つ解説します。
コンサルティングの活用
業務プロセス改善は社内でも実施できますが、コンサルティングの活用も1つの方法です。コンサルティングを依頼すれば、第三者から適切なアドバイスを受けられます。外部の専門家なら社内におけるしがらみもなく、中立的な立場から本当に必要な改善策を提案できるでしょう。
オンライン化・ペーパーレス化
事業全体のオンライン化・ペーパーレス化は、業務プロセス改善につながります。紙の書類の利用をやめれば、書類作成や保管の手間も削減可能です。事務の負担が減るため、労働時間の短縮にもなります。オンライン化・ペーパーレス化を推進している企業は多く、その流れは今後ますます強まるでしょう。
作業の自動化システム導入
業務プロセス改善においては、作業の自動化システムの導入もおすすめです。それまで従業員本人が対応していた作業をツールに任せれば、省人化を実現できます。具体的には、顧客に関する情報を管理するCRMや、営業活動を支援するSFAなどの導入があげられます。また、簡単な問い合わせに対応できるチャットシステムの導入も効果的です。
アウトソーシングやBPO
アウトソーシングとは、業務の外部委託のことです。また、BPOとは「ビジネス・プロセス・アウトソーシング」の略であり、業務改善も含めて依頼できるアウトソーシングの方法の1つです。自社の業務の一部をアウトソーシングまたはBPOに依頼すれば、スムーズな業務プロセス改善を実現でき、コスト削減につながる可能性があります。
まとめ
業務プロセス改善においては、現状を分析したうえで優先順位を決め、改善策の実施と見直しに取り組む必要があります。PDCAや改善の必要性の周知などを心がけ、業務プロセス改善の効果を高めましょう。
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