業務改善コンサルとは？役割やメリット・デメリット、導入を決めるポイントを解説
業務改善コンサルとは、業務に関する物事のサポートに特化したコンサルのことを指します。さまざまな知見やノウハウを持っており、業務改善コンサルを活用することで企業の生産性アップが図れます。この記事では、業務改善コンサルの役割や活用するメリット、導入する際のポイントや導入の流れなどを解説するので、ぜひ参考にしてください。
Contents
そもそも業務改善コンサルとは
ここでは、業務改善コンサルの概要や意味、業務改善と似た概念であるBPRの違いについて解説します。
業務改善コンサルの意味
業務改善コンサルとは、その言葉の通り、業務改善についてコンサルのアドバイスやサポートする人を指します。具体的には、業務改善コンサルは企業の業務プロセスを可視化した後に、課題や問題点などを洗い出して、それらを解決できるような適切な改善案を提案するなどしてサポートします。
業務改善コンサルの活用により、自社の担当者だけでは見つけられなかった課題を発見でき、効果的な対策を取ることができます。また、専門家からの的確で客観的なアドバイスをもらうことができるため、ポイントを押さえた効率性の高い業務改善策を進めることが可能です。
BPRとの違い
業務改善と似た言葉として混同されがちなのがBPRです。BPRとはBusiness Process Re-engineeringの略で、業務プロセスの再設計を意味します。BPRの対象は、業務に関わるプロセスです。例えば、業務フローや組織構造に加え、情報システムなどを再構築することで、局所的ではなく抜本的な改革を目指します。
一方、業務改善は業務プロセスを変更するのではなく、業務に関連する人や物、情報などに存在している無駄な部分を省き、効率化を目指す取り組みです。
業務改善コンサルの役割
業務改善コンサルの役割は多岐に渡ります。具体的な内容は下記の通りです。
業務改善のサポート
業務改善コンサルは、企業の業務改善をサポートすることが大きな役割です。自社の担当者が現状の業務を改善する必要があると感じていても、改善するためのノウハウや知見が不足していて実現が難しい場合もあります。業務改善コンサルは、業務プロセスを可視化して分析したうえで、それぞれの課題や問題に適した改善策を提案してくれます。
部署間の連携強化
業務改善コンサルは、部署間の連携を強化することも役割の1つです。部署をまたいだ連携には、部署同士の利害関係から反発を受けたり、取り組みに対して非協力的な姿勢を取られたりする可能性があります。特に企業の規模が大きくなるほど、部署間の連携が難しいケースも少なくありません。
社内の関係に左右されない第三者的な立場である業務改善コンサルなら、部署間の調整役としての機能を果たしやすく、改善を進めることが可能です。
ツール導入・活用支援
ツールの導入や活用に関するサポートも、業務改善コンサルの役割としてあげられます。今まで人力で行っていた業務をツールにより自動化できれば、多くの部署で効率化を進めることが可能です。
ツールの導入は、小規模でも効果的な業務改善が狙えます。業務改善コンサルのアドバイスにより、必要なツールやソフトウェアを適切に導入できるため、大規模なシステム投資が難しい場合でも問題ありません。
業務改善コンサルの強み
業務改善コンサルの強みは、業務改善に関する専門的な知識と、高いコミュニケーションスキルがあることです。企業で必要とされる会計や経理、人事や労務、生産や顧客管理などの知識を習得しているため、専門的なサポートを受けられます。
また、企業に向けて的確なアドバイスをするには、柔軟に対応しながら論理的に説明する姿勢が欠かせません。そのため、クライアントのニーズを引き出せるコミュニケーション能力があることも、業務改善コンサルの強みです。
業務改善コンサル活用のメリット
業務改善コンサルを活用するメリットは、業務改善の専門家による効果的なアドバイスを受けられることです。さまざまな企業に対して行ったコンサルの経験から、同じ業界の事例を参考に改善のポイントを知ることもできます。さらに、業務改善の取り組みに社内の人材を使わなくて済むため、リソースの節約も可能です。
業務改善コンサル活用のデメリット
業務改善コンサルに依頼するデメリットとして大きな部分は、コストが発生することです。しかも、期待通りの効果が出るとは限らず、コストが無駄になったと感じる可能性もあります。また、業務改善に関する調査や改善案を策定する過程が外部で完結するため、社内にノウハウや知識が蓄積しづらいこともデメリットといえるでしょう。
業務改善コンサル導入を決めるポイント
業務改善自体は社内だけで進めて実現することも可能ですが、多くの場合は業務改善コンサルに依頼した方が効果的です。たとえば、人的リソースが足りない状況にあり、業務改善に専任で取り組める従業員がいないケースは、外部のコンサルに依頼することで解決できます。
なるべく短期間で成果を出したい場合や、専門性が高く客観的なアドバイスが必要な場合も、業務改善コンサルを活用することで期待する成果を得られるでしょう。
業務改善コンサル導入の流れ
ここからは業務改善コンサル導入の流れと、それぞれの段階の詳細について解説します。
業務改善のゴールを決める
業務改善コンサル導入の流れとして最初に実施することは、業務改善に取り組む目的を整理してゴールを決めることです。目標やゴールを明確にしないと、手段と目的が逆転しやすく成果を出しづらくなります。達成したい指標や基準、必要になると予想される期限、それらの内容となった理由を具体的に考えましょう。
社内の担当者を決める
ゴールや目標が決まったら、社内の業務改善に関する担当者を選びます。業務改善コンサルを利用する場合でも、窓口となって自社と先方を結び、進捗や状況を管理するために必要だからです。直接携わる担当者だけでなく、距離感の近い関係者にも業務改善の取り組みについて共有すると、業務改善を進めやすくなります。
コンサルティング会社を選ぶ
社内で行うべきことが終わったら、業務改善コンサルを依頼する企業を決める段階に移ります。業務改善コンサルを提供している企業は多岐に渡り、それぞれ強みとする部分や特徴などが異なるため、自社に合ったところを選ぶようにしましょう。
候補となる企業を複数リストアップして、費用やサポート内容、自社の目標に適しているかなどを見比べると、適切なコンサルティング会社を選びやすくなります。
業務改善コンサルの選び方
業務改善コンサルの選び方において重要な点は複数あります。自社が属する業界に関する知識や、ノウハウを持っているコンサルティング会社かどうかは、特に重要です。また、コンサルティング会社内でも担当者によって技量は異なるので、担当者の実績やコストも考慮する必要があります。
業務改善コンサルの費用目安
業務改善コンサルにかかる費用は、コンサル1人につき100万〜200万円が目安とされています。これはあくまで一般的な相場であり、依頼先や内容によって異なるため依頼する前に確認しましょう。基本的に、業務改善コンサルへの依頼は大きなコストとなりやすいため、費用対効果を重視して依頼を検討することが大切です。
業務改善コンサル実施の流れ
ここでは、業務改善コンサルを実施する際の流れについて解説します。
業務プロセスの可視化
業務改善コンサルがまず行うのが、業務に必要な手順や過程の調査、現場へのヒアリングなどを通じて業務プロセスを可視化することです。また、可視化の一環として、業務フロー図や業務一覧表を作成する場合もあります。この段階で、業務の一覧やそれぞれの発生件数、完遂に必要な時間や携わっているメンバーなど、さまざまな情報や要素を整理します。
改善点の洗い出し
業務プロセスの可視化が完了し、次に行われるのが改善点の洗い出しです。効率化が可能なプロセスや部分はないか、業務の過程で無駄が発生していないかをチェックします。業務改善コンサルは第三者的な立ち位置にいるため、客観的な視点から改善点や課題を見つけることが可能です。
改善策の提案と実施
業務改善コンサルが次に行うのは、適切な改善案や解決策を模索して提案することです。提案した改善策や解決策は、現場の意見や状況などを踏まえ、実現可能な形に落とし込みます。実施するだけでなく、効果の測定と改善を繰り返し、徐々に精度を高めて業務効率化を目指します。
業務改善コンサル活用のポイント
業務改善コンサル活用のポイントは複数あり、詳細はそれぞれ下記の通りです。
業務改善を丸投げしない
業務改善コンサルをしっかりと活用するには、業務改善に関する事案を丸投げしないことが重要です。業務改善コンサルはノウハウや知識をもった専門家とはいえ、現場の協力がなければ情報収集や改善案の実施が難しくなります。充分な効果を発揮するためにも、丸投げではなく連携することが大切です。
進捗確認をまめに行う
業務改善コンサルとの進捗確認をまめに行うことも、業務改善コンサルを活用する際のポイントです。企業とコンサル間でのコミュニケーションが不足していると、認識のすれ違いが発生してしまい、有効な改善案の策定や実施が難しくなります。そのため、定期的にミーティングを行うなどして、進捗や方向性の確認をして細かく擦り合わせを行いましょう。
サポートが調整可能か確認しておく
業務改善コンサルが提供するサービスやサポートについて、内容を柔軟に調整できるのか事前に確認しておくことも大切です。コンサルティング会社によっては、サービスやサポートをパッケージ化し、一定の内容で提供している場合があります。パッケージによる提供はかかるコストが低めな反面、後から細かく調整できず効果を充分に発揮できなくなる可能性もあります。
まとめ
業務改善コンサルは、自社の課題を洗い出したうえで改善をサポートする外部組織です。業務改善コンサルに依頼することで、専門的な知識に裏づけられた効果的なアドバイスをもらうことができ、業務改善を効率良く進められます。
企業同士の競争が激しさを増すなかで、業務改善は待ったなしの状況です。マーケティング領域におけるBPOを検討しているのなら、「ゴウリカマーケティング」の各サービスの利用がおすすめです。販促物の制作業務を担当できる「Magonote」と、あらゆるデータの有効活用を実現する「Go Analytics」によって、マーケティング事業全般をサポート可能です。
この機会に「ゴウリカマーケティング」の「Magonote」と「Go Analytics」について、ぜひお気軽にお問い合わせください。
