生産性向上のメリットは？役立つ手段や注意点などについて解説！
生産性向上とは、少ない経営資源を適切に使い、多くの成果を得ることを指します。生産性の向上によって少ない人員で多くの業務をこなせるため、人件費を削減できる以外に、原材料費の抑制も可能です。この記事では、生産性向上を実現するために役立つ手段やメリットのほか、注意点や業務効率化との違いについて解説します。
Contents
生産性向上とは
生産性向上とは、限られた経営資源を使い大きな成果を得ることです。ビジネスシーンにおける生産性向上は、少ない労働力や原材料で多くの業務をこなしたり、商品・サービスを生み出したりする考えとして浸透しています。
企業における生産性向上の取り組みは、利益の増加や商品・サービスの販売機会獲得の観点から重要であり、さらなる発展や成長を実現するために欠かせません。
業務効率化との違い
生産性向上と混同されがちな言葉に、業務効率化があります。業務効率化の目的は、現状の業務内容や工程などを見直し、成果に辿り着くまでの過程を効率化することです。
一方の生産性向上は、少ない資源から多くの成果を得ることを指すため、過程ではなく結果を重視しています。それぞれ別の概念ですが、業務効率化の性質的には、生産性向上を実現するための施策の1つともいえます。
生産性向上のメリット
生産性向上の実現は、企業にとって大きなメリットがあります。具体的なメリットを4つ解説します。
労働力不足が改善する
労働者1人あたりの生産量や利益が上昇すると、少ない人数でも一定の成果を得ることができます。日本は少子高齢化が深刻であり労働力の確保が困難な状況ですが、生産性向上への取り組みによって人手不足の改善が可能です。
労働力不足によって商品・サービスの生産が滞る事態を予防できれば、納期の短縮や販売機会の損失を減らせるなど、さらなる利益の増加が見込めます。
従業員のモチベーションが上がる
従業員のモチベーションが上がる点も、生産性向上のメリットとしてあげられます。生産性向上に取り組むと業務の効率も上がりやすく、少ない時間で多くの業務をこなすことが可能です。結果として、長時間労働が抑制されて残業を削減できたり、優先度の高い業務に集中しやすくなったりするなど、労働環境の改善につながります。
良好な労働環境によって従業員のモチベーションが高まりやすく、生産性や業務効率のさらなる向上も期待できます。
顧客満足度が上がる
生産性向上によって時間的な余裕ができると、品質を高めるための議論や検証、従業員のスキルアップなどに時間を割きやすくなります。商品やサービスなどの品質が良くなれば顧客満足度も向上しやすく、リピーターの獲得や売り上げの増加につながります。
コストの削減につながる
少ない資源で多くの成果を生み出せる状態になれば、コストを削減することができます。作業効率が向上すると長時間労働が是正され、人件費の削減が可能です。また、必要な作業や工程が少なくなることで、以前と同じ時間でより多くの成果を得られるでしょう。
コストを削減できた結果、従業員の福利厚生や設備投資などに資金を回しやすくなるほか、価格に反映させて競争力の向上につなげられるなど、さまざまなメリットを得られます。
生産性向上に役立つ手段
生産性を向上させる手段は複数あります。ここでは、具体的な手段をくわしく解説します。
現状の業務を可視化
現状の業務を可視化すると課題や問題点などを認識しやすくなり、生産性向上のための適切な改善案がイメージしやすくなります。可視化するべき項目には、工程やコスト、労働時間などの数値のほか、従業員のスキルやパフォーマンスなども対象です。
さまざまな面から投入する経営資源の種類や量、得られる成果の量がわかれば、解決するべき課題も浮かび上がりやすく、PDCAサイクルを回すのにも役立ちます。
ノンコア業務のアウトソーシング
重要度の低いノンコア業務が多く、対応に時間やコストがかかっている場合、アウトソーシングも検討するべきです。なぜなら、ノンコア業務に割いていた時間や人員をコア業務に回すことができれば、生産性向上を実現しやすいからです。
また、ノンコア業務に関する指導や引き継ぎが不要になるメリットもあります。従業員の負担が減ってコア業務に集中できる環境が構築されると、働きやすさも向上しやすいでしょう。
ツールやテクノロジーの導入
生産性の向上には、モバイル端末やクラウドサービス、ペーパーレス化など、各種ツールやテクノロジーの導入もおすすめです。ツールやテクノロジーは、スムーズな情報の共有や管理に役立ちます。従業員間のコミュニケーションが活発になることで業務効率が向上しやすく、生産性の高まりが期待できます。
従業員のスキルアップをサポート
従業員のスキルが上がれば、業務の効率や成果の質が向上する可能性が高くなります。ただし、従業員にスキルアップを促すだけではなく、企業が体制を整えてサポートすることが欠かせません。取得するべきスキルを企業側だけで決めるのではなく、現場の従業員の意見を聞き、必要性の高いスキルや取得を望んでいるスキルを調査したうえで決めましょう。
適切な人材の再配置
従業員を適切な場所に配置できれば、それぞれのスキルを充分に発揮することが可能になり、効率良く生産性向上を目指せます。従業員がもつ技術や資格、周知されている協調性やリーダーシップだけではなく、潜在的な能力や資質であるポテンシャルなどを見きわめ、適切に配置しましょう。
ただし、人材の再配置は従業員のスキルや資質だけではなく、本人のキャリア展望や希望する働き方を加味する必要があります。
生産性向上における注意点
生産性向上における注意点はいくつかあります。ここからは、それぞれの注意点についてくわしく解説します。
過剰なマルチタスク化を防ぐ
1人の従業員に対して複数の業務を任せると、少ない資源で多くの成果を出せると考えがちです。しかし、マルチタスクは従業員の負担が大きくなります。集中力が維持できず、結果的に生産性が落ちるケースは少なくありません。従業員のなかにはマルチタスクの適性がある人もいるかもしれませんが、基本的にはシングルタスクの方が良い結果を得られるでしょう。
局所的ではなく全体的な施策が必要
局所的に生産性向上を実現できたとしても、全体を俯瞰して見ると大きな成果になっていない場合もあります。たとえば、無駄な要素や不要な工程を削る施策は業務効率化であり、全体の生産性向上にはつながりません。そのため、従業員のスキルアップや業務全体におよぶ抜本的な改革など、複数の面で施策を行う必要があります。
長時間労働が発生するのを防ぐ
投入資源を減らす観点から業務に携わる従業員を削減してしまうと、1人あたりの労働時間が長くなる恐れがあります。長時間労働は従業員にかかる負担が大きく、結果的に生産性が低下するリスクが高まるため注意が必要です。安易に従業員を減らすのではなく、従業員のスキルと業務内容などを照らし合わせて検討しましょう。
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また、一律のパッケージではなく、業態や組織の規模、戦略などに合わせ、業務内容やシステム化の範囲を柔軟に変更できる点も魅力です。業務効率化によって時間や金銭面で余裕ができれば、新たな施策立案やアイデア出しに時間を回せたり、利益率の向上によって競争力が高まるなど、さまざまなメリットが得られます。
まとめ
生産性向上により、労働力不足の改善やコスト削減が可能になり、従業員のモチベーションや顧客満足度の向上も実現できます。しかし、状況や目的によって適切な手段が変わるほか、誤った手段を取ってしまうと逆に生産性が下がりかねないため、確かなノウハウや知識が求められます。
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