業務改善に役立つアイデアを紹介|活用のポイントや注意点も解説

業務改善 2023.10.02

業務改善は多くの企業に必要なプロセスとして、昨今広く認知されています。業務改善をいかに効率良く実施できるかが、今後の事業展開を左右する可能性もあるでしょう。事前に業務改善の基本を確認し、具体的な施策を考案する準備を進めておくことが重要です。本記事では業務改善の意味やメリット、基本的な流れを解説します。

Contents

業務改善の意味とは?

業務改善とは、企業価値の向上の実現に重要な取り組みです。企業は業務改善の基本を理解し、自社の価値を向上させるプロセスを構築することが求められています。以下では、業務改善の実現に向けて必要となる基本的知識を解説します。

業務改善とは仕事から「非効率」なものをなくすこと

業務改善とは、現在の仕事から「非効率」なものをなくす作業・プロセスを意味します。普段から行われている業務のなかには、「ムリ」「ムダ」「ムラ」が顕著なものが、隠れていることも多いです。業務改善によって非効率とされる要素を取り除き、効率化を進めることの重要性が昨今注目を集めています。

業務改善と生産性向上の違い

生産性向上とは、少ないリソースで効果を得るための工夫を指します。業務改善のように、非効率な部分を取り除くことはせず、いまあるリソースを最大限に活かすことが生産性向上の基本です。業務改善と生産性向上は、事業における効率化を目指す点では同じですが、その方法や目的に違いがあります。

業務改善に必要な視点

業務改善を実施する際には、必要な視点に関する理解が求められます。以下では、業務改善の実現に必要とされる企業の視点について解説します。

これからの時代に合わせた体制をつくりあげる

業務改善は、これからの時代に合わせた体制をつくりあげるのに必要な工程となります。人手不足が深刻化し、労働人口が減少するなか、企業は業務の内容を根本的に見直すことが求められる可能性が高いです。業務の見直しにつながる方法の一環として、業務改善が必要と考えられています。

業務改善は将来への投資になる

業務改善の実施は、将来への投資につながります。従来の方法を続けるだけでは、多くの新技術やテクノロジーが生まれている現代社会で、他社に置いていかれる可能性も懸念されます。そこで業務改善を実施し、時代に合わせた労働環境を構築するために投資を続けることが、企業にとって重要なプロセスになると考えられます。

業務改善を実施するメリットとは

業務改善の実施には、具体的なメリットが複数あります。業務改善を上手く実践することで、自社で多くのメリットを実現できるでしょう。以下では、業務改善の実施におけるメリットを解説します。

業務改善のメリット1.業務にかかるコストを削減できる

業務改善は、さまざまなコスト削減につながるメリットがあります。無駄な業務をなくせば、そこにかけていた時間的コストを削減できます。また、業務をデジタル化することで、必要だった経費の削減も可能です。これまで当たり前だった業務内容を見直し、無駄をなくしてコスト削減を目指す際にも、業務改善のプロセスが重要となります。

業務改善のメリット2.作業の効率化による利益拡大につながる

業務改善をきっかけにした作業の効率化によって、利益拡大につながる点もメリットの1つです。業務改善によって無駄な作業が減れば、その分のリソースをほかの業務に使えます。結果的に作業が効率化し、少ないリソースでも利益を上げられる体制が構築できます。自社のリソースを有効活用するために、業務改善を進めることも考えられます。

業務改善のメリット3.従業員のモチベーションを向上させる

業務改善は、従業員のモチベーション向上にもつながります。無駄な作業や無理な業務は、従業員のやる気を損なわせる原因になり得ます。普段の業務からやる気を削ぐ要因をなくすことで、高いモチベーションを維持しやすくなる点も企業にとってのメリットです。従業員にとっても意味のない業務が減少すれば、仕事にやりがいを見出しやすくなるメリットがあります。

業務改善を実践する流れ

業務改善を実施する際には、基本となる流れを確認しておくことがポイントです。以下では、業務改善における流れ・手順について解説します。

業務改善が必要な領域を確認する

まずは業務改善が必要な領域を確認し、社内で明確にすることが重要です。ただ業務改善の目標やゴールを掲げても、具体的に着手すべき領域が明確になっていないと、行動に移れません。まずは会社全体の状況を確認し、業務改善が求められる領域の把握に努めましょう。業務改善が必要な領域をみつけたら、現状を把握して業務内容を棚卸します。

業務における課題や改善すべき点を探す

業務改善が必要な領域をみつけたら、続いて業務における課題や改善すべき点を探し出します。具体的にどのような問題があるのか、何が業務を停滞させる原因になっているのかを把握します。課題や改善点をみつけたら社内で共有し、その重要性を軸に優先順位を決定します。社内から意見をつのることで、新しい課題や改善点を発見できる可能性もあります。

スケジュールを立てて業務改善を実施する

具体的なスケジュールを立て、業務改善を実施します。「〇〇までに〇〇を改善する」など、時間的な目標を設定する方法がおすすめです。最適なスケジュールを立てられれば、業務改善をスムーズに進めることが可能となります。逆にスケジュールが曖昧な状態で業務改善を進めても、進捗確認などが難しくなり、具体的な成果を把握しづらくなる可能性があります。

業務改善に役立つアイデアを紹介

業務改善の実施時には、さまざまなアイデアを積極的に導入することがポイントです。以下では、業務改善で役立つ具体的なアイデアを紹介します。

業務の優先順位を明確にする

業務の優先順位を明確にすることは、業務改善の基本です。優先順位が高い領域から着手し、業務内容の効率化や無駄の削減を始めます。優先順位の低い業務に関しては、あらためてその必要性を確認することが求められます。不要だと判断された場合には、根本的な改善や思い切った削減を実施して解決に導きます。

業務マニュアルの作成を進める

業務マニュアルを作成し、誰でも業務を担当できるように備えるのも1つの方法です。業務が属人化すると、特定の人が抜けたときに事業が停滞する原因になります。事業を進める流れや、使用するツールやシステムの活用方法が、社内で共有されていないケースは珍しくありません。

分かりやすい業務マニュアルを作成し、担当者の入れ替えがあっても対応しやすく整備することがポイントです。業務マニュアルの作成は、新人教育にも応用できるメリットもあります。

業務を複数回に分けて実施する

規模が大きい業務や、作業量の多い業務は、複数回に分けて実施することが重要です。業務をする時間を複数回に分割する「さみだれ対応」を実施することで、従業員の負担を軽減できます。長時間業務を担当させると、集中力の欠如からヒューマンエラーの可能性も高まります。

ミスによって無駄な業務が増えたり、従業員のモチベーションが低下したりと、多くのデメリットにつながるリスクがあるため注意が必要です。

専用ツールを活用する

専門ツールの活用も、業務改善の際に考えられる方法です。例えばRPAによる自動化や、AIを使った単純作業の効率化などが検討されます。最新技術を導入できれば、社内リソースをコア業務に集中させられます。一方で、専用ツールは使い方が複雑だったり、専門知識が必要だったりする可能性があるため、社内で扱えるか事前に確認が必要です。

アウトソーシングを導入する

業務内容に合わせて、アウトソーシングを導入することも有効なアイデアの1つです。アウトソーシングでプロに依頼することで、作業効率を高められる可能性があります。コンサルティングなどに依頼して、業務改善そのものに関するアドバイスをもらうことも、具体的な施策を実行する際に役立ちます。

業務改善においてアイデアを活かすポイント

業務改善の実施時に、上記で紹介したアイデアを活かすには、いくつかのポイントを理解する必要があります。以下では、業務改善でアイデアを効率良く活かすためのポイントについて解説します。

業務改善の重要性を社内に共有する

業務改善の重要性が従業員に伝わっていないと、効果を引き出せないこともあります。事前に業務改善の基本と重要性を共有し、社内全体で取り組める体制をつくることがポイントです。業務改善に関する知識を提供するセミナーの開催など、多くの従業員にまとめて重要性を認知させられる方法がおすすめです。

業務改善は長期的な施策として取り組む

業務改善は、短期で結果が出るとは限らない点に注意が必要です。効果的なアイデアを導入しても、効果を実感するまでに時間がかかるケースは珍しくありません。業務改善は長期的な施策として取り組み、長い目で効果を検証していくことがポイントです。

定期的な効果測定とフィードバックを実施する

定期的な効果測定とフィードバックは、業務改善に欠かせない要素です。実際に効果が出ているのか、どのようなアイデアが有効なのかを検証し、結果をフィードバックして現場に導入していく過程を重視しましょう。

業務改善でアイデアを導入する際の注意点

業務改善においてアイデアを導入する際には、注意点の把握も重要です。以下では、業務改善に役立つアイデアを活用する際の注意点を解説します。

アイデアを同時に実行しない

業務改善のアイデアは、同時に実行しないように注意が必要です。すべてのアイデアを同時に導入すると、それぞれの効果が中途半端になる可能性があります。基本的にアイデアは個別に導入し、効果を確認したうえで次の施策に移ると良いでしょう。

プロの意見やアイデアも参考にする

業務改善は、専門的な知識やデータがないと実行が難しいこともあります。そこでプロの意見やアイデアも参考にして、効率良く業務改善を進めるのもポイントになります。BPOなど業務領域そのものを委託できるサービスを利用し、プロの意見を取り入れる環境の構築もおすすめです。

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まとめ

業務改善を実施する際には、さまざまなアイデアの導入が重要となります。自社で有効活用できるアイデアを発見することが、業務改善を進めるきっかけになり得ます。この機会に業務改善の基本と、有効利用が可能な具体的なアイデアをぜひ確認してみましょう。業務改善を進める際には、業務をまとめて委託できるBPOの活用にメリットがあります。

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