業務改革がもたらすメリットとは？基本となる手順や手法、注意点などを解説
業務改革は既存の業務を見直し、再構築していくための重要なプロセスとなります。企業は業務改革を通して業務を変革し、現代にあわせたスタイルを導入することが今後も求められるでしょう。本記事では業務改革の基本やメリット、具体的な手順や成功のコツなどを解説します。
Contents
業務改革とは何か？
業務改革を実行するためには、まず「業務改革とは何か？」という基本を理解する必要があります。以下では、業務改革の基本的概要について解説します。
業務改革とは既存のプロセスを見直すこと
業務改革とは、既存の業務プロセスおよび事業内容を見直す作業を意味します。従来の業務内容を根本的に見直して、新しいプロセスを構築することが目的になります。業務改革は「Business Process Reengineering」を省略して「BPR」とも呼ばれます。
業務改革と業務改善の違いについて
業務改善は業務改革とは異なり、既存のプロセスを残しつつ改善を進める手法です。これまでの業務プロセスの良い部分を積極的に取り入れつつ、現代社会のスタイルにマッチした形に改善を進めます。一方で業務改革は、プロセスを見直したうえで新しいものを構築・導入することが主な目的です。
既存事業の内容に縛られず、新しい業務スタイルをつくり出していくことが、業務改革の基本です。
業務改革が必要とされる背景
業務改革は多くの企業で実施され、さまざまな効果を引き出しています。業務改革が必要とされる背景はさまざまで、その詳細を理解することも重要なプロセスとなります。以下では、業務改革が現代で必要とされている背景・理由を解説します。
働き方改革によって業務プロセスの見直しが必要になった
働き方改革によって、業務プロセスの見直しが必要になったことが、業務改革の注目度を高めた理由の1つです。ワークライフバランスや労働人口の減少に合わせた業務体制の構築など、昨今は企業に多くの改革が求められています。業務全体を根本的に見直し企業も多いことから、業務改革を実施するケースが増えているのが現状です。
DXによる業務の変化に対応するためにも業務改革が必要
DXによる業務の変化に対応するためにも、業務改革が必要とされています。デジタル化や最新の技術を使った業務を取り入れることは、昨今の企業が抱える課題です。DXでレガシーシステムを見直し、業務改革を実施するケースも多いです。
業務改革を実施するメリットについて
業務改革を実行することには、企業にとって多くのメリットがあります。具体的なメリットを把握することで、導入の意義を見出すきっかけを得られます。以下では、業務改革を実施する主なメリットを紹介します。
業務改革によって生産性向上や業務効率化を実現できる
業務改革は、生産性向上や業務効率化を実現するきっかけになります。根本的な業務内容を見直した結果、無駄な作業や利益の少ない事業の削減につながる可能性があります。職場全体のパフォーマンス向上を実現させて、事業の拡大に結びつけることも可能です。
顧客満足度の上昇につながる
業務改革は、顧客満足度の上昇につながる点もメリットの1つです。業務改革によって普段の業務が効率化すれば、製品・サービスの安定した供給や品質の確保が可能となります。アフターフォローに割く時間も増やせるため、積極的なサポートを実現できるでしょう。
業務改革によって効率化した時間的余白を使用し、顧客や小売などの対象者に向きあう機会をつくれるのもメリットです。例えば店頭販促物の効果を検証し、具体的な提案を実施して業務改革を進めた「店頭販促物がショッパーを動かした 小売店舗ともWin-Winな関係へ」といった事例があります。
小売に対して店頭販促物の効果を分かりやすく実証し、売上増加を実現しています。業務改革をきっかけに小売との関係が良好なものとなり、持続的な関係性の構築につながっています。
参考：店頭販促物がショッパーを動かした 小売店舗ともWin-Winな関係へ｜ゴウリカマーケティング
従業員のモチベーションを高められる
従業員のモチベーションを高められるのも、業務改革のメリットに含まれます。無駄な業務や意味のない業務がなくなれば、従業員は自身の業務に意義を見出し、自然とモチベーションが高まることに期待できます。リモートワークなど、従業員ごとにあわせた労働スタイルを提供することも、モチベーションアップを実現するポイントです。
業務改革を実践する際の手順
業務改革を実際に進める際には、基本的な流れを把握しておくことが重要です。以下では、業務改革の実践における基本手順を解説します。
業務改革の基本手順1.業務改革の目的を明確にする
最初に業務改革の目的を明確にして、ゴールを設定します。「何のために業務改革をするのか」が不明瞭だと、効果的な施策を打ち出せない可能性があります。自社の課題や業務上の問題を見極め、目的を設定することから始めましょう。
業務改革の基本手順2.業務プロセスを洗い出して可視化する
現状の業務プロセスを洗い出し、内容を可視化します。可視化したうえで業務間のつながりを確認し、全体像を把握していくのが基本的な流れです。業務プロセスの全体を可視化することで、無駄な業務や改善すべきポイントがみえてきます。
業務改革の基本手順3.新しい業務プロセスを構築する
既存業務の課題や問題点を解消するための、新しい業務プロセスを構築します。具体的な業務フロー、組織の体制、ルールなどをつくりあげ、新規プロセスを設計することが主な目標です。実際に新しいプロセスを導入し、その効果を検証して改善を繰り返すことも1つの方法となります。
1度の改革ですべてが上手くいくとは限らないため、複数回に分けて導入と効果検証を実施することがポイントです。
業務改革に役立つ手法
業務改革に関する計画の立案・実行時には、役立つ手法を把握しておくことも重要です。以下では、業務改革で活用できる手法について解説します。
シェアード・サービスによる改革
シェアード・サービスとは、複数のグループ企業の間接的な部門を、一か所に集約する方法です。各企業ごとの齟齬をなくし、一元管理による効率化が可能となります。複数の企業が独自の方法で改革を進めると、最終的な調整が難しくなる可能性があります。そこでシェアード・サービスを導入し、部門を集約して各企業をまとめる手法に注目が集まっています。
ナレッジマネジメントによる改革
ナレッジマネジメントとは、従業員のノウハウを社内で共有する手法です。それぞれの従業員が蓄積してきた知識・技術を、社内のすべての部門で活用することで、業務改革をスムーズに進められる可能性が高まります。個々の従業員が会社に貢献する形になるため、モチベーションアップなどの効果にも期待できます。
アウトソーシングによる改革
アウトソーシングとは、外部に業務を依頼する方法を意味します。専門的な業務をプロに依頼したり、雑務を依頼して従業員をコア業務に集中できるようにしたりと、さまざまな活用方法が考えられます。例えばマーケティング事業のような専門知識が必要な領域は、アウトソーシングに任せることが検討されます。
事業全体を委託する「BPO」の導入も、業務改革の際に考えられる手法の1つです。
業務改革を成功させるためのコツ・ポイント
業務改革を成功させるには、事前にコツやポイントを把握しておくことも重要です。以下では、業務改革を成功に導くためのコツとポイントについて解説します。
業務改革はスモールスタートで実施する
業務改革は、スモールスタートで実施することがコツの1つです。いきなり重要な業務を改革してしまうと、その影響によって他業務に支障が出る可能性があります。まずは特定の部署だけが関係する業務など、限定的な領域を改革していくのがポイントです。
ゼロベースによる視点を持つ
業務改革では、ゼロベースから物事を構築していく意識も重要です。従来の業務の基本や考え方を1度捨て去って、ゼロから業務フローを構築していく視点が求められます。思い切って業務を省略したり、BPOを導入して外部へ委託したりと、大きな変化を導入するのもコツになります。
定期的な効果測定とモニタリングで業務改革を継続する
業務改革は1度で終わりではなく、継続していくべき施策です。定期的に効果測定やモニタリングを実施し、効果が出ているのか確認する必要があります。効果検証の結果に応じて、改革の方針を変更したり、改革すべき領域を見直したりすることで、自社に必要な業務改革が実現できます。
業務改革を実施する際の注意点
業務改革を実施する際には、注意しておくべきポイントの理解も重要です。以下では、業務改革の実施時における注意点を紹介します。
社内に業務改革の必要性を説く
社内に業務改革の必要性を説き、協力してもらえる体制をつくる必要があります。業務改革はこれまでの業務を根本的に変えるため、従業員から反発の声が上がることも考えられます。事前に説明して理解を得たうえで、実行に移すことが重要です。
業務改革の専門家にサポートを依頼することも検討する
業務改革は簡単には実現できず、予想以上の時間がかかってしまうケースも多いです。効率良く業務改革を実施するには、専門的なコンサルティングサービスを利用する方法がおすすめです。プロの視点やアドバイスを参考に、業務改善につながるプロセスの構築を効率化し、新しい事業スタイルの確立を進めることも1つのやり方となります。
業務改革を進めるのなら「ゴウリカマーケティング」の活用がおすすめ
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各サービスは業務改革を進めるうえで、多くのメリットを実現するBPOサービスです。マーケティングのプロフェッショナルが的確な支援を行うため、スムーズな改革を進められます。
まとめ
働き方改革やデジタル化による職場環境の変化などによって、企業は過去の業務スタイルからの脱却が求められています。業務改革の基本を把握し、具体的な施策を考案することが、これからの事業展開に欠かせないプロセスとなり得るでしょう。この機会に業務改革のコツや手順をチェックし、具体的な計画を立ててみてはいかがでしょうか。
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