BPOを活用するメリットとは｜サービスの選び方や導入時のポイントを解説
BPOの導入時には、まずメリットを把握することが1つのポイントです。BPOならではのメリットを理解することで、具体的な活用方法が考えられます。本記事ではBPOを活用するメリットとデメリット、優良なサービスの選び方などを解説します。BPOの活用を検討しているのなら、ぜひ参考にしてください。
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Contents
BPOの基本について
BPOのメリットを知るには、まずBPOの基本から把握する必要があります。以下で、BPOの基本的概要を確認してみましょう。
BPOとは外部に業務を委託できるサービス
BPOとは「Business Process Outsourcing」の頭文字を取った言葉で、ビジネスプロセスアウトソーシングと読みます。企業のあらゆる業務におけるプロセスを、外部のプロフェッショナルに委託できるサービスです。一般的なアウトソーシングでは、特定の業務を一時的に任せるのが一般的でした。BPOには依頼する業務の企画から実施、その後の運用までを任せることも可能です。専門的なスキルを豊富に所有しているため、プロの視点から業務改善やプロジェクトの確立を依頼できます。
BPOの主な導入目的
BPOの利用時には、主な導入目的があります。以下では、BPOを導入する際の目的について解説します。
BPOは「業務改善」のために導入されるケースが多い
BPOは、業務を見直して改善することを目的に導入されるケースが多いです。業務内容に不満を感じている従業員が多い場合や、古い業務を一新したい場合などに、BPOの活用が検討されます。そのほか、従業員をコア業務に集中させたい場合に、ノンコア業務を任せる目的で依頼するケースもあります。
BPOを活用するメリットとは
BPOを導入・活用することには、企業にとって多くのメリットがあります。以下では、BPOの活用時におけるメリットを解説します。
BPOのメリット1.業務にかかるコストの削減
BPOの導入によって、業務にかかっていた無駄なコストや作業を削減できる点はメリットの1つです。業務効率化とコストの最適化が同時に進められるため、スムーズに社内の環境を最適な状態に整備可能です。従業員の業務負担が増えている場合や、非効率的な作業の改善策がみつけられないケースなどに、BPOが役立ちます。
BPOのメリット2.業務の品質向上
BPOの人材を活用することで、自社業務の品質向上も目指せます。BPOには、特定の分野に精通したコンサルタントやスペシャリストが在籍しているため、豊富な知識や経験を自社の業務に導入可能です。専門家のノウハウを活用し、新事業をスタートさせることも検討できます。
BPOのメリット3.コア業務へのリソースを増やせる
先にも触れたように、BPOにノンコア業務を委託することで、自社従業員をコア業務に集中させることが可能です。従業員にしか分からない業務が多い場合には、BPOに雑務を含めたノンコア業務を依頼して、作業リソースを確保する方法も考えられます。自社の人材を有効活用する目的でも活用できる点は、BPOのメリットです。
BPOのメリット4.コストバランスを調節しやすい
BPOサービスのコストは変動性であるため、経営に合わせてコストバランスを調節できる点もメリットです。事業の規模や生産性を考慮した上で、適切なコスト上での支援を受けられます。BPOのコストが事業を圧迫するケースが少ないため、事業の継続に支障が出づらい点も魅力です。
BPOのメリット5.事業における環境の変化にも対応可能
BPOは最新の法制度を熟知しているため、スムーズに環境変化に対応できます。関連する法律の改正やルールの整備などが行われても、適切に支援を実施してくれます。社内におけるコンプライアンス向上のために、BPOを活用するケースも検討できます。
BPO活用におけるデメリット
BPOには多くのメリットがある一方で、懸念されるデメリットもあります。以下では、BPOの利用時に考えられるデメリットを解説します。
社内に業務のノウハウが蓄積されない
BPOに委託する場合、社内に業務のノウハウが蓄積されないケースが考えられます。事業として成果を出せても、そのプロセスを社内で把握できないと、再現性を確保できません。新人の育成などに影響が出ないように、別途事業ノウハウを蓄積する方法を確立することも重要です。
従業員のモチベーションに影響する可能性がある
BPOの導入によって従来の業務内容に変化が起きると、従業員のモチベーションに影響する可能性があります。モチベーション低下を防ぐために、従業員にも重要な業務を任せるなど、積極的なフォローが必要です。
BPO活用時の注意点
BPOのメリットを有効に活用するには、いくつかの注意点を把握しておく必要もあります。以下では、BPO活用時における注意点を解説します。
BPOのコストを事前にチェックする
BPOの依頼にかかるコストは、事前にチェックする必要があります。業務改善の途中で契約が終了しないように、中長期的な計画を立てることが必要です。
優良なBPOサービスを選ぶ
BPOサービスは多数ありますが、なかには実力が足りていないケースもみられます。BPOのメリットを活かせるように、優良なBPOサービスを選べるように準備することも重要です。
優良なBPOサービスの選び方
自社にメリットを与えてくれる優良なBPOサービスを選ぶには、具体的な選び方を把握することがポイントです。以下では、優良なBPOサービスの選び方について解説します。
多数の実績を持つBPOサービスを選ぶ
多数の実績を持つBPOサービスを選ぶために、まずはホームページなどをチェックしましょう。具体的な実績や成果をアピールできているサービスを選定することで、導入後の成果に期待できます。明確な数値を提示できているBPOサービスなら、具体的な効果を事前に想定できます。
セキュリティ体制が万全のBPOサービスを選ぶ
外部に業務を委託する場合、セキュリティリスクがつきまとう点に注意が必要です。そのためBPOサービスを選ぶ際には、セキュリティ体制に力を入れている企業を選定することもポイントです。実践しているセキュリティ対策を確認し、信頼できるBPOサービスと契約することが1つの選び方です。
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BPOを導入する際のポイントとは
BPOを導入する際には、いくつかのポイントを把握して、そのメリットを活かすことが重要です。以下では、BPOの導入におけるポイントを紹介します。
社内でBPOの必要性を共有しておく
社内でBPOの必要性を共有し、導入の理由を明確にすることがポイントの1つです。BPOの必要性が浸透していないと、外部委託に不満を持つ従業員が出る可能性があります。「なぜBPOが必要なのか」「BPOの導入にどんなメリットがあるのか」といった点を、しっかりと説明するプロセスが重要です。
BPO導入後の目標を設定しておく
BPO導入後の目標を設定し、実現すべきポイントをピックアップすることも大切です。BPOによるメリットを引き出すには、具体的な目標を決めて、業務委託後の流れを計画することも重要となります。BPOの導入が目的にならないように、具体的な活用方法を事前に考えておきましょう。
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「Magonote（マゴノテ）」は多数の実績を持つBPOサービス
「Magonote（マゴノテ）」は、マーケティングにおける多数の実績を持つBPOサービスです。販促コストや工数の削減による販促業務の効率化や、ROIの高いマーケティングの実践、コア業務に注力できる体制の構築など、さまざまな形での支援が可能です。働き方改革によるDXの推進実績もあり、約40%の業務効率化に成功しています。マーケティング部門や販促物に関する課題を抱えているのなら、「Magonote（マゴノテ）」のサポートによって多くのメリットを得られます。
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まとめ
BPOは企業の業務を根本的な部分から改善し、生まれ変わるきっかけを与えられるサービスです。BPOの導入によって、業務における課題の解決も実現可能です。業務の効率化や最適化を目指すのなら、BPOサービスのメリットを確認し、導入の計画を立ててみてはいかがでしょうか。「Magonote（マゴノテ）」は、コスト最適化や、販促管理プラットフォーム「Go Works」の提供など、さまざまなメリットを提示できるBPOサービスです。
各分野のスペシャリストが適切なサポートを実践するため、ぜひこの機会にBPOのメリットを、「Magonote（マゴノテ）」で体験してみてください。
