BPOとBPRの違いについて｜導入のメリットや具体的な手順を解説
社内における業務改善を進める際には、BPOやBPRといった方法を活用することが考えられます。BPOとBPRの違いを理解し、それぞれの導入プランを検討してみることが、将来の備えになり得ます。本記事ではBPOとBPRの違いと、メリットや導入手順を解説します。業務改善に向けた具体的な手段を模索しているのなら、BPOやBPRの違いから確認してみてください。
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BPOについて
「BPO」の基本について理解することが、結果的にBPRとの違いを知る基礎となります。以下では、BPOの基本的な概要を解説します。
BPOとは自社の業務を専門業者に外部委託する方法
BPOとは「Business Process Outsourcing」を略した言葉で、自社の業務を専門の業者に外部委託する方法・戦略のことを指します。業務の一部、もしくは全体を外部の専門家に委託し、作業効率の向上などを目指すことが目的となり得ます。継続的に業務を担当してもらうことも可能なため、自社の事業を支えるサービスになる可能性もあります。
BPOの主な対象業務
BPOは一般的に、「ノンコア業務」を任せるのに向いている方法です。事業の中核を構成するコア業務は、企業ごとに独自性があるケースが多く、外部委託がしづらい可能性があります。その点ノンコア業務に関しては、専門家に任せることで効率化を図れることが多いです。一方で、近年はコア業務にも適切に対応できる、高いスキル・ノウハウを持つBPOサービスも、増加傾向にあります。
BPRについて
「BPR」は、BPOとの比較対象に挙げられることが多い手法です。以下では、BPRの基本について解説します。
BPRは既存環境や制度を根本的に改善する方法
BPRとは、「Business Process Re-engineering」の略称で、社内における既存環境や制度を根本的に改善する方法を指します。長い時間をかけて企業に根付いている古い習慣や環境を取り除き、最新の事情に合わせた内容に改革していくのが、BPRの担える役割です。社内における活動を1から見直すきっかけになる点が、BPRの特徴です。
BPRの主な対象業務
BPRは根本的な改革を進めるため、コア業務・ノンコア業務の両方に対応できるケースが多いです。コア業務の根本的な改革を任せたり、ノンコア業務に最新の手法を取り入れたりといった、さまざまな活用方法が考えられます、業務を区分せずに全体を改革したい場合には、BPRが検討されます。
BPOとBPRの主な違いとは
BPOとBPRには、さまざまな違いがあります。「外部に依頼する」という点で共通していますが、その実態は別物となっています。
BPOとBPRは目的が違う
BPOとBPRは、導入目的に大きな違いがあります。基本的にBPOは業務改善、BPRは業務改革が目的になります。既存のシステムや手法を残しつつ、より効率的な形に改善していくのがBPOの目的です。一方で、BPRは、業務プロセスや環境そのものを1から見直し、業務改革を目指します。
BPOを活用するメリットとは
BPOを活用することには、多くのメリットがあります。以下では、BPOの活用・導入におけるメリットを解説します。
業務効率化や生産性向上につながる
BPOは、既存の業務における効率化や生産性向上につながる点がメリットです。業務を委託しつつ、無駄な業務を削減できるため、従業員の作業リソースをほかの業務に割くことも可能です。ノンコア業務に時間を取られることが悩みなら、BPOに依頼して業務全体の効率化を進めることが考えられます。
働き方改革の実現をサポートできる
BPOで業務改善を進めることは、結果的に働き方改革の推進につながります。業務の一部や部門全体の作業を外部委託することで、従業員の担当する作業量に余裕ができます。残業を減らしたり、休暇でリフレッシュしてもらう時間を増やしたりといった、さまざまな効果に期待できます。業務に追われて従業員の働き方改革が進められないケースでも、BPOの活用が検討されます。
経営戦略やプロジェクトの考案に時間を使えるようになる
BPOに業務を委託することで、経営戦略やプロジェクトの考案に時間を使えるようになります。「新しいアイデアを形にしたいけれど、現在の事業に追われて話し合いの時間を作れない」といったケースでも、BPOに依頼することでメリットを得られます。BPOサービスによっては、経営戦略やプロジェクトの考案について、専門家による支援が受けられるケースもあります。
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BPRを活用するメリットとは
BPRも、活用することで多くのメリットを得られます。以下では、BPRならではのメリットについて解説します。
業務全体を可視化できる
BPRは、社内の業務全体を可視化するきっかけになり得ます。必要な業務と不要な業務を明確にして、効率化を推進できる点がメリットの1つです。社内の業務全体を改変したいけれど、具体的なにが問題なのか、なにから手をつければいいのか分からない場合などに、BPRのメリットが活かせます。
組織づくりに貢献する
BPRは、業務に必要となる性質を備えた組織づくりにも貢献します。組織に関する問題解決に取り組むことで、現代に通用する新しいチームを構築できる点がメリットになります。組織づくりに成功すれば、その後もさまざまな事業に応用できる環境を整備できます。中長期的な視点を持って事業に臨む際にも、BPRによるサポートが役立ちます。
従業員のモチベーションアップにつながる
BPRの導入は、従業員のモチベーションアップにつながる点もメリットです。BPRで労働環境が見直されることで、より働きやすい環境がつくられます。例えば、無駄な作業を担当する必要がなくなったり、非効率的な業務に時間を取られたりするケースが減らせます。本当に必要な作業に従業員を割り振れるようになれば、業務に対するやる気の向上に期待できます。
BPO・BPRを導入する具体的な手順
BPOやBPRを導入する際には、具体的な手順を把握しておく必要があります。以下では、BPOとBPRの導入手順を、それぞれ紹介します。
BPOを導入する流れ
BPOを導入する際には、まず社内における「課題」を明確にします。問題を整理して必要な解決法を事前に模索することで、具体的な目的を持ってBPOに業務を委託できます。課題を明確にして目的を決めたら、実際に導入するBPOサービスを選定します。課題の解決につながるノウハウや、多数の実績を持つサービスを対象に、最適な依頼先を選びます。依頼先のBPOサービスが決まるタイミングで、提案依頼書（RFP）を作成します。RFPとは、具体的に依頼する業務の範囲や目標設定、作業内容などの要件を記載した書類です。
その後、試験運用を通して導入スケジュールを調整し、BPOサービスに実際に業務を委託します。
BPRを導入する流れ
BPRを導入する際には、まず業務分析を実施して利用における目的を明確にします。業務内容を洗い出して優先順位をつけ、業務における必要性などを確認した上で依頼の準備を進めます。その後にBPRの導入における責任者やチームの構築、業務改善における手順やKPIの設定などを行います。具体的な委託内容が固まったら、実際にBPRの戦略を実施します。まずはスモールスタートで開始し、徐々に修正を加えながら事業全体に広げていく方法が考えられます。
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まとめ
BPOとBPRは、ともに外部に委託して事業を変えていくためのサービスですが、その内容にはさまざまな違いがあります。目的や導入プロセスなどにおける違いを確認し、BPOとBPRのどちらを利用するか検討してみると良いでしょう。BPOによる業務改善を目指すのなら、「Magonote（マゴノテ）」の利用がおすすめです。「Magonote（マゴノテ）」は、働き方改革につながるDX推進を実現し、販促物の制作業務全般の約40%の業務効率化に成功した実績があります。
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