生産性向上とは？求められる理由や具体的な方法・個人の取り組み・注意点を解説
生産性向上は企業の利益率の向上だけではなく、労働者不足の解消やワークライフバランスを実現させます。今後、日本は人口減少による人手不足が問題になり、国際競争にも対応する必要があるため、現状の取り組みを変えることが重要です。この記事では、企業の生産性を向上させる方法や個人の取り組みについて解説します。企業の生産性を向上させる際に、役立ててください。
なお、販促業務の生産性向上にご興味ある方はこちらをご覧ください。
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生産性向上とは
生産性向上とは保有する資源を有効に活用して、小さな投資で最大限の成果を生み出すことです。成果を生み出すために投資した資源が少ないほど、企業や個人の生産性は高くなります。
たとえば、従業員数50人に対して商品1.000個を生産する場合、生産性は200です。従業員が25人の場合は生産性が400になり、生産性が向上したことになります。従業員数が同じで商品数が増えた場合も、生産性向上に成功したといえます。
生産性向上と業務効率化の違い
生産性向上と業務効率化は、成果と手段の意味で異なります。生産性は投入した資源に対する成果であり、業務効率化は生産性向上の手段を指します。業務効率化は、非効率的な業務の改善を指しており、作業時間やコストの削減など、現状よりも生産を効率化する方法を意味します。
生産性向上が求められる背景
生産性向上が求められる背景には、労働人口の減少や国際的な競争があります。以下で詳しく解説します。
労働人口が減少している
日本の労働人口は年々減少しており、2021年の平均で6,860万人です。前年に比べて8万人の労働者が減少しています。15歳〜64歳の労働力人口は、2021年の平均で5,931万人で、前年に比べて15万人の労働人口が減少しています。今後は農業や製造業、サービス業などの幅広い業界で、労働者の確保が難しくなるでしょう。
国際的な競争が激化している
グローバル市場において、競合相手は国内だけではありません。日本は先進国のなかでも生産性が低く、ITの活用や効率化への対策の遅れが目立っています。人件費や税制面においても、海外の企業が有利といえる状況です。日本の労働人口が減少している影響もあり、国際的な競争に対応するためには、生産性向上の取り組みが必要です。
生産性向上のメリット
生産性向上のメリットは、少ない人員で高い成果を上げられることです。以下で解説します。
ワークライフバランスを実現できる
生産性向上に成功すると、短い時間で成果を上げられるため、勤務時間が減少します。成果が上がりやすい仕事に集中することで働きやすい環境を構築できて、従業員のワークライフバランスの満足度を高められるでしょう。プライベートの時間を確保できる働き方の実現により従業員のモチベーションを高め、従業員の定着率を向上させる効果も得られます。
人手不足に対応できる
生産性向上は、少人数でも利益を生み出す活動が可能になります。日本は労働人口が減少しているため、企業の生産性の向上は人手不足の解消策につながります。企業がより長く活動するために有効な施策です。今後の企業の存続は、生産性向上の施策の成功に左右されるといえるでしょう。
コストの削減につながる
生産性の向上によって、残業代や固定費、原材料費などを大幅に減らせます。勤務時間を変えることなく、少ない従業員や限られた資金でより多くの成果が見込めるでしょう。生産性向上で得られた成果は、新商品の開発や新システムの導入、福利厚生など費用に使えます。労働環境の改善にも費用を使えるようになるため、より成果につながりやすい環境の構築が可能です。
生産性向上に取り組む方法
生産性向上に取り組む方法は現状の業務や人員の見直し、ITツールの導入です。以下で、解説します。
現状の業務内容を見直す
生産性向上のために、自社の現状分析と課題整理を行いましょう。業務のなかに生産性を下げている無駄な部分や、省略できる部分があれば見直して、不要な部分を削減する必要があります。従業員が現状の業務の全体像や流れを正確に把握し、ワークフローごとに問題点を見つけて改善することが重要です。
人材の配置を検討する
現状の人材の配置が、生産性を下げている可能性があります。従業員1人ひとりのスキルや適性に応じて、最適な仕事の割り振りを検討しましょう。適性や意欲が高い従業員を割り当てることで、現状よりも生産性を高めやすくなります。従業員の適性は、各個人のポテンシャルを考慮して決めましょう。
ITツールを導入する
ITツールの導入は、生産性向上のための有効な手段です。ITツールの導入による業務効率の改善や、作業の自動化が生産性向上につながります。たとえば、チャットツールやビデオ通話などのコミュニケーションツールを導入すると、情報伝達のコストや手間を削減できます。コンピューターが自動で作業を行う、RPAの導入の検討もおすすめです。
個人が生産性向上に取り組む方法
個人ができる生産性向上の取り組みとして、業務の優先順位の整理やモチベーション維持、時間の管理などが挙げられます。
業務の優先順位を整理する
生産性向上には、業務の優先順位を整理する必要があります。緊急度と重要度の高い業務を優先的に処理することで、勤務時間を有効に活用できるでしょう。必要な仕事を整理すると、不必要な仕事を明確にしたうえで業務に取り組めます。日々の業務で使うデータや資料などを整理し、優先順位をつけて仕事を進めることが重要です。
働くモチベーションを保つ
働くモチベーションの管理は、生産性向上に必要なスキルです。仕事に取り組むなかで、オンとオフの切り替えを行い、メリハリのある働き方を実現できます。モチベーションを低下させる仕事は、ルーティンワークとして効率的に処理することをおすすめします。休日の楽しみを作り、モチベーションを高めて働くのもよいでしょう。
時間を管理する
生産性向上は、時間あたりの生産性を高める取り組みです。仕事1つずつに期限を設定して、時間内に終わらせるようにしましょう。スキマ時間にメールのチェックや、チャット対応をして、集中できる時間を作ることが重要です。仕事においては、個々に働きやすいリズムがあるため、個人に合わせた最適な働き方を見つけましょう。
生産性向上に取り組む際の注意点
生産性向上に取り組む際は、マルチタスクや長時間労働、企業の取り組み方に注意が必要です。以下で詳しく解説します。
マルチタスクは避ける
生産性向上のために、マルチタスクは不適切です。マルチタスクは判断力を低下させるため、結果的に作業効率を下げる可能性があります。同時に複数の仕事に取り組むことで、個々の仕事に集中できなくなるからです。あらかじめ不要な業務を整理したうえで、仕事に優先順位をつけて処理することが重要です。
長時間労働になることを防ぐ
長時間労働は、生産性向上と真逆の働き方です。労働時間を短縮するほど生産性が高くなるため、効率のよい働き方を意識しましょう。また、長時間労働は従業員にとって過度な負担になるため、注意が必要です。社内の時間外労働を増やさないように、勤務におけるルールを決めたうえで、生産性向上に取り組みましょう。
企業全体で生産性の向上に取り組む
生産性向上の取り組みは従業員だけでなく、経営陣を含めて企業全体で実施しましょう。現場の状況を考慮しない施策は、従業員のモチベーションを低下させる可能性が高くなります。業務効率を見直す際は現場の意見を尊重したうえで、コストや人員、総労働時間など、取り組みの改善を実施することが重要です。
企業の生産性の向上にはDX推進が必要
2018年9月、経済産業省の「DXレポート〜ITシステム「2025年の崖」克服とDXの本格的な展開〜」が公表されました。企業には、生産性向上の手段としてITの活用が求められています。現在は働き方が多様化しており、企業はテレワークの普及にも対応する必要があり、業務のDXの取り組みが、より重要になるでしょう。
業務の課題を解決するために、企業全体の取り組みとしてDXを推進し、ITを活用した生産性向上を実施しましょう。
※参考：D X レポート｜経済産業省
まとめ
生産性向上は業務の成果を最大限に高める施策です。企業は国内の労働人口の減少や国際的な競争への対応を必要としているため、生産性向上の取り組みは重要です。多様な働き方やDX化などの対応も求められており、より少ない労働力で成果を上げるために、企業はITの活用を検討しましょう。
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